Head of Compliance fällt aus: Leitung interimistisch besetzen

Kurzantwort: Fällt der Head of Compliance aus, muss die Compliance-Funktion ohne Unterbruch weiterarbeiten: Banken in Deutschland müssen nach MaRisk AT 4.4.2 stets einen Compliance-Beauftragten benannt haben, Schweizer Banken eine wirksame Compliance-Funktion nach FINMA-RS 2017/1. Eine Interim-Leitung übernimmt die laufende Führung, bis die Nachfolge im Amt ist. Die Verantwortung der Geschäftsleitung bleibt.

Dieser Ratgeber richtet sich an Geschäftsleitungen, Verwaltungsräte und HR-Verantwortliche in der Schweiz und in Deutschland, deren Head of Compliance kündigt, erkrankt oder intern wechselt. Er zeigt, was in den ersten zehn Tagen zu regeln ist, welche aufsichtsrechtlichen Vorgaben gelten und wie Mandat und Übergabe einer Interim-Leitung aussehen.

Was in den ersten zehn Tagen zu regeln ist

In den ersten zehn Tagen geht es darum, Zuständigkeiten zu sichern, Fristen zu erfassen und die richtigen Gremien zu informieren. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Vertretung bestimmen: Legen Sie schriftlich fest, wer die Compliance-Funktion ab sofort führt und wer Freigaben erteilen darf. Ist der Head of Compliance zugleich Geldwäschebeauftragter, übernimmt in Deutschland der bestellte Stellvertreter (§ 7 Abs. 1 GwG).
2. Gremien informieren: Deutsche Institute informieren das Aufsichtsorgan rechtzeitig vorab und mit Begründung, wenn die Position des Compliance-Beauftragten wechselt (MaRisk AT 4.4.2 Tz. 8). In der Schweiz hat die Compliance-Funktion direkten Zugang zum Oberleitungsorgan; der Verwaltungsrat sollte deshalb früh Bescheid wissen.
3. Anzeigen prüfen: Wechselt mit der Leitung auch der Geldwäschebeauftragte, sind Bestellung und Entpflichtung in Deutschland der Aufsichtsbehörde vorab anzuzeigen (§ 7 Abs. 4 GwG). In der Schweiz ist die Geldwäschereifachstelle neu zu bezeichnen, wenn die Person diese Rolle innehatte (Art. 24 GwV-FINMA).
4. Fristen erfassen: Erstellen Sie eine Liste der offenen Meldungen, Prüfungsfeststellungen, Schulungen, Berichte und Anfragen von Aufsicht und Revision mit Termin und Verantwortlichen.
5. Zugänge sichern: Ablage, Fallsysteme, Postfächer und Vollmachten dürfen nicht an eine Person gebunden bleiben, die das Unternehmen verlässt.
6. Entscheid treffen: Interne Vertretung, Interim-Leitung oder beides? Ausgewählte Profile liegen in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor; den Einsatzbeginn stimmen Unternehmen und Alpinum gemeinsam ab.

Wie Sie bei einer Kündigung in der Rechtsabteilung allgemein vorgehen, zeigt der Sofortplan bei der Kündigung eines Legal Counsel. Für die Compliance kommen die aufsichtsrechtlichen Punkte hinzu.

Aufsichtsrechtliche Anforderungen an die Compliance-Leitung in der Schweiz und in Deutschland

Banken und andere beaufsichtigte Institute brauchen in beiden Ländern eine dauerhaft funktionsfähige Compliance-Funktion; eine Lücke an der Spitze ist deshalb ein Organisationsrisiko. Die Tabelle fasst die wichtigsten Vorgaben zusammen.

Ausserhalb des Finanzsektors gibt es meist keine gesetzliche Pflicht zu einer Compliance-Leitung. Die Aufgaben bleiben aber: Hinweisgeberstelle, Sanktionsprüfung, Datenschutz und interne Untersuchungen laufen weiter. Wertpapierdienstleister in Deutschland prüfen zusätzlich die Vorgaben nach WpHG und MaComp.

Interim Head of Compliance: Profil und Mandat

Ein Interim Head of Compliance ist eine erfahrene Compliance-Fachkraft, die die Leitung für eine begrenzte Zeit übernimmt und das Team führt. Gefragt sind in der Regel Senior-Profile mit Führungserfahrung im gleichen Sektor, denn Aufsicht, Revision und Prüfgesellschaft erwarten eine sachkundige Ansprechperson.

• Fachlich: Kenntnis der einschlägigen Regelwerke (FINMA-Rundschreiben, MaRisk, GwG), Erfahrung mit Compliance-Risikoanalyse und Berichterstattung an Geschäftsleitung und Verwaltungsrat bzw. Aufsichtsrat.
• Führung: Fähigkeit, ein bestehendes Team ohne Einarbeitungsphase zu führen und Prioritäten zu setzen.
• Unabhängigkeit: Keine Interessenkonflikte mit den überwachten Geschäftsbereichen.
• Pensum: Teilzeit oder Vollzeit, zwischen 20 und 100 %, je nach Grösse der Funktion und Zustand des Teams.

Das Mandat hält auf einer Seite fest: Aufgaben, Befugnisse, Berichtslinie, Pensum, voraussichtliche Dauer und Übergabe. Im Staff Leasing liegt das fachliche Weisungsrecht beim Unternehmen und die Fachkraft ist in die Organisation integriert; im Freelancing erbringt sie ihre Leistung eigenverantwortlich im Rahmen des vereinbarten Mandats. Für eine Leitungsfunktion mit Weisungsbefugnis gegenüber dem Team ist Staff Leasing oft die naheliegende Lösung. Mehr zum Rollenbild zeigt der Ratgeber zum Interim Compliance Officer.

Übergabe, Reporting und Befugnisse

Eine Interim-Leitung wirkt nur, wenn sie dieselben Befugnisse und Informationsrechte hat wie die bisherige Leitung. MaRisk AT 4.4.2 Tz. 6 verlangt ausreichende Befugnisse und uneingeschränkten Zugang zu allen nötigen Informationen; FINMA-RS 2017/1 spricht den unabhängigen Kontrollinstanzen uneingeschränkte Auskunfts-, Zugangs- und Einsichtsrechte zu.

• Befugnisse: Freigaberechte, Zeichnungsberechtigung, Eskalationsrecht und Teilnahme an den relevanten Ausschüssen schriftlich festlegen.
• Reporting: Ersten Lagebericht nach zwei bis vier Wochen an die Geschäftsleitung; den Jahresbericht und den Tätigkeitsplan nach Plan weiterführen.
• Übergabe vom Vorgänger: Wenn möglich ein Übergabegespräch mit Liste der offenen Fälle, Fristen und Ansprechpersonen bei Aufsicht und Prüfgesellschaft.
• Übergabe an die Nachfolge: Eine Einarbeitung mit Überschneidung planen und die Dokumentation laufend aktuell halten.

Parallel die Nachfolge suchen

Die Interim-Leitung überbrückt die Zeit, die Suche nach der festen Besetzung läuft parallel. Halten Sie beide Prozesse getrennt: Die Interim-Leitung führt die Funktion, die Geschäftsleitung führt die Suche. So bleibt die Interim-Leitung unabhängig, und die Nachfolge findet eine geordnete Funktion vor. Ein Wechsel ins Team (Temp-to-Perm) ist möglich; die Konditionen werden vorab vereinbart. Wie ein solcher Einsatz typischerweise abläuft, beschreibt das Einsatzszenario Interim Head of Compliance bei Vakanz.

Grenzen und Risiken

• Verantwortung bleibt intern: Die Geschäftsleitung bleibt für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich; eine Interim-Leitung ändert daran nichts.
• Keine Rechtsberatung durch Alpinum: Alpinum stellt Fachkräfte bereit. Ob eine Anzeige an die Aufsicht nötig ist, klärt das Institut, wo nötig mit Prüfgesellschaft oder Kanzlei.
• Auslagerung statt Verstärkung: Eine vollständige Auslagerung der Compliance-Funktion ist in Deutschland nur in engen Fällen zulässig (MaRisk AT 9 Tz. 5). Eine integrierte Interim-Leitung ist etwas anderes, sollte aber sauber dokumentiert sein.
• Zu lange Übergangszeit: Bleibt die Nachfolge offen, verlängern Sie das Mandat bewusst und prüfen Pensum und Prioritäten neu.

Häufige Fragen zur Vakanz in der Compliance-Leitung

Kann die Compliance-Leitung interimistisch besetzt werden?

Ja. Weder MaRisk noch FINMA-RS 2017/1 verlangen, dass die Leitung fest angestellt ist. Entscheidend ist, dass die Funktion wirksam, unabhängig und mit ausreichenden Befugnissen arbeitet. Eine Interim-Leitung über Staff Leasing ist in die Organisation integriert und untersteht dem fachlichen Weisungsrecht des Unternehmens. Dokumentieren Sie Mandat, Befugnisse und Berichtslinie.

Muss die Aufsicht informiert werden?

Das hängt von der Rolle ab. In Deutschland ist das Aufsichtsorgan vorab zu informieren, wenn der Compliance-Beauftragte wechselt (MaRisk AT 4.4.2 Tz. 8). Wechselt auch der Geldwäschebeauftragte, ist die Aufsichtsbehörde vorab zu unterrichten (§ 7 Abs. 4 GwG). In der Schweiz klären Sie mit der Prüfgesellschaft, ob die Stellung der Person eine Meldung an die FINMA auslöst.

Wie schnell ist ein Interim Head of Compliance verfügbar?

Ausgewählte Profile liegen in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor; den Einsatzbeginn stimmen Unternehmen und Alpinum gemeinsam ab. Üblich sind zwei bis vier Profile je Suche, die Gespräche führt das Unternehmen selbst. Wie schnell der Einsatz beginnt, hängt vor allem von der Kündigungsfrist der Kandidatin oder des Kandidaten und vom internen Entscheid ab.

Wie lange dauert ein solches Mandat?

Ein Mandat dauert so lange, bis die Nachfolge eingearbeitet ist. Die Dauer hängt von der Suche nach der festen Besetzung und von deren Kündigungsfrist ab. Planen Sie eine Standortbestimmung nach zwei bis vier Wochen und danach feste Prüftermine. So lassen sich Pensum, Schwerpunkte und Dauer anpassen, ohne die Funktion zu gefährden.

Kann die Interim-Leitung übernommen werden?

Ja. Ein Wechsel ins Team (Temp-to-Perm) ist möglich; die Konditionen werden vorab vereinbart. Das ist sinnvoll, wenn sich die Interim-Leitung bewährt und die Rolle zu ihr passt. Trennen Sie trotzdem Interim-Mandat und Bewerbungsverfahren, damit die Unabhängigkeit der Funktion in der Übergangszeit gewahrt bleibt.

Nächster Schritt

Alpinum Solutions ist der führende Anbieter für Interim Legal & Compliance im DACH-Raum und stellt Compliance-Leitungen und Compliance Officers über Staff Leasing und Freelancing bereit. Schildern Sie uns Funktion, Pensum und Zeitplan, wir schlagen passende Profile vor.

• Interim Compliance: Compliance-Leitung und Compliance Officers temporär besetzen
• Einsatzszenario: Interim Head of Compliance bei Vakanz
• Anlässe und Planung: alle Ratgeber zum Kapazitätsbedarf
• Persönliche Haftung im Compliance-Amt: was bei Interim-Besetzungen zu regeln ist
• Bedarf besprechen

Stand: 11. November 2026.