RFP-Checkliste: 12 Fragen an Interim-Anbieter

Eine gute Ausschreibung beginnt mit der Arbeit, die Ihr Team erledigen muss. Bei Interim Legal & Compliance sollten Sie nicht nur das Profil der Fachperson vergleichen, sondern auch Engagement-Modell, Verantwortlichkeiten und administrative Leistungen.

Diese Fragen helfen General Counsel, Heads of Legal und Compliance-Verantwortlichen, Anbieter auf derselben Grundlage zu beurteilen. Passen Sie die Checkliste an das Einsatzland, Ihre Beschaffungsvorgaben und die Sensibilität der Rolle an.

Zwölf Fragen für Ihre Anbieterauswahl

1. Wie klären Sie unseren Bedarf? Beschreiben Sie, wie Aufgaben, Expertise, Seniorität, Dauer, Umfang und Arbeitsmodell festgelegt werden.
2. Welches Engagement-Modell schlagen Sie vor? Erläutern Sie, ob die Fachperson selbständig definierte Aufgaben bearbeitet oder in unser Team eingebunden wird. Benennen Sie die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten.
3. Welche lokalen Anforderungen sind zu berücksichtigen? Benennen Sie die Vertragsparteien und gegebenenfalls die anstellende Gesellschaft. Legen Sie erforderliche Bewilligungen oder Erlaubnisse mit Geltungsbereich und Gültigkeit für den geplanten Einsatz vor.
4. Wann erhalten wir ausgewählte Profile? Unterscheiden Sie die Profilvorstellung von Interviews, internen Freigaben, Vertragsabschluss und tatsächlichem Einsatzbeginn.
5. Wie beurteilen Sie die relevante Erfahrung? Erklären Sie die Prüfung von Fachkenntnissen, Branchenerfahrung, Sprachen und Verfügbarkeit.
6. Welches Vetting ist enthalten? Beschreiben Sie die für diese Rolle vorgeschlagenen Prüfungen, benötigte Informationen, Einwilligungen und Dokumentation. Kennzeichnen Sie separat zu vereinbarende Leistungen.
7. Welche Kosten sind im Angebot enthalten? Nennen Sie Sätze, Abrechnungseinheiten, Mindestumfang, Steuern, Reisen, Spesen und Administration. Weisen Sie mögliche Zusatzkosten aus.
8. Welche Vertragsunterlagen erhalten wir? Stellen Sie die vorgesehene Vertragsstruktur vor und erläutern Sie die Vereinbarung von Vertraulichkeit, Datenverarbeitung und Verantwortlichkeiten.
9. Wie wird das Onboarding organisiert? Benennen Sie Zuständigkeiten für Zugänge, Sicherheitsanforderungen, Übergabe, Prioritäten und Reporting vor dem Start.
10. Wie werden Aufwand und Rechnungen freigegeben? Beschreiben Sie Zeiterfassung, Freigaben, Korrekturen, Mehrarbeit, Spesen und Rechnungsstellung.
11. Wie gehen Sie mit Änderungen oder Ausfällen um? Erläutern Sie den Ablauf bei Verlängerungen, verändertem Umfang, unerwarteter Abwesenheit und möglichem Ersatz. Benennen Sie vereinbarte Fristen und Grenzen.
12. Wie endet der Einsatz? Beschreiben Sie Übergabe, Entzug von Zugängen, Rückgabe von Informationen und administrative Abschlussschritte.

Konkrete Nachweise statt allgemeiner Zusagen

Nutzen Sie eine einheitliche Vergleichsliste und trennen Sie enthaltene Leistungen von optionalen Leistungen. Halten Sie offene Fragen und die zuständigen Ansprechpartner fest. Eine kurze, belegte Antwort hilft mehr als eine pauschale Zusicherung vollständiger Compliance oder garantierter Lieferung.

Ihren Bedarf mit Alpinum besprechen

Alpinum Solutions stellt einzelne Legal- und Compliance-Spezialisten sowie Projektteams über Freelancing und Staff Leasing bereit. Wir koordinieren Auswahl, das vereinbarte Vetting, Vertragsabwicklung und Administration. Bei Staff Leasing übernehmen wir zusätzlich Anstellung und Payrolling.

Sie erhalten ausgewählte Profile innerhalb von 48 Stunden. Den tatsächlichen Einsatzbeginn vereinbaren wir separat. Besprechen Sie Ihre Aufgaben oder Beschaffungsfragen mit uns.

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So bewerten Sie die Antworten nachvollziehbar

Legen Sie Muss-Kriterien fest, bevor Sie Angebote bewerten: passendes Fachgebiet, benötigte Sprache, realistische Verfügbarkeit, zulässige Vertragsstruktur und Ihre Informationssicherheitsanforderungen. Ein nicht erfülltes Muss-Kriterium lässt sich durch einen günstigen Preis nicht ausgleichen.

Beispiel für eine interne Bewertungsmatrix: Fachliche Passung 35 %, Umsetzung und Onboarding 25 %, Transparenz von Modell und Verantwortung 20 %, nachvollziehbare Gesamtkosten 20 %. Die Gewichtung ist eine Arbeitshilfe, keine allgemeingültige Beschaffungsregel. Bewerten Sie jedes Kriterium von 0 bis 3: 0 = unbeantwortet, 1 = allgemeine Zusage, 2 = konkret beschrieben, 3 = konkret beschrieben und mit geeignetem Nachweis belegt.

Welche Nachweise helfen bei welchen Fragen?

• Fachliche Passung: Ein Profil mit vergleichbaren Aufgaben, Rollenverantwortung und Sprachkenntnissen; vertrauliche Mandatsdaten sind dafür nicht erforderlich.
• Verfügbarkeit: Bestätigter Wochenumfang, frühestmöglicher Beginn, bekannte Einschränkungen und Abhängigkeiten.
• Engagement-Modell: Benannte Vertragsparteien, klare Aufgabenverteilung und für den konkreten Einsatz erforderliche Erlaubnisse oder Bewilligungen.
• Vetting: Ein abgestimmter Prüfumfang mit Zuständigkeit und Abschlussstatus. Ein pauschales „vollständig geprüft“ ersetzt diese Angaben nicht.
• Kosten: Eine Musterkalkulation auf Basis Ihres tatsächlichen Wochenumfangs mit separat ausgewiesenen Zusatzpositionen.
• Onboarding: Ein Plan mit Verantwortlichen für Verträge, Zugänge, fachliche Übergabe und die erste Arbeitswoche.

Warnsignale im Angebotsvergleich

Fragen Sie nach, wenn ein Anbieter einen sofortigen Start verspricht, ohne Verfügbarkeit und Kundenzugänge zu kennen; wenn die Vertragsparteien unklar bleiben; oder wenn Qualität, Vertretung und Nebenleistungen im Preisvergleich fehlen. Dokumentieren Sie offene Punkte und lassen Sie sie vor der Beauftragung klären. Eine überzeugende Präsentation ist kein Ersatz für einen belastbaren Einsatzplan.

Was gehört in Ihr Briefing?

Eine Seite genügt für den Einstieg: Anlass des Bedarfs, konkrete Aufgaben, erwartete Ergebnisse, Fachgebiet, Seniorität, Sprachen, gewünschter Beginn, Laufzeit, Wochenumfang, Arbeitsort und interne Ansprechperson. Kennzeichnen Sie Anforderungen als zwingend oder wünschenswert. Für sensible Unterlagen vereinbaren Sie zuerst einen geeigneten Austauschweg.

Nächster Schritt: Vergleichen Sie die Kostenmodelle und Budgetfaktoren und besprechen Sie Ihr Briefing mit Alpinum.

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