eDiscovery im DACH-Raum: Ablauf, Datenschutz und Personalbedarf

Kurzantwort: eDiscovery in Deutschland und der Schweiz folgt denselben Phasen wie international: Daten identifizieren, sichern, sammeln, verarbeiten, prüfen und herausgeben. Der Unterschied liegt im Recht. In der Schweiz begrenzen Art. 271 und 273 StGB sowie Art. 16 und 17 DSG die Herausgabe an ausländische Stellen, in Deutschland Kapitel V DSGVO. Den grössten Personalbedarf hat das Review.

Dieser Ratgeber richtet sich an General Counsel, Heads of Legal und Heads of Compliance, die ein Verfahren, eine Untersuchung oder eine Behördenanfrage mit grossen Datenmengen führen. Er zeigt den Ablauf von eDiscovery in Deutschland und der Schweiz, die Datenschutz- und Strafrechtsgrenzen und welche Rollen Sie wofür brauchen.

Was eDiscovery im DACH-Raum bedeutet

eDiscovery bezeichnet das Identifizieren, Sichern, Sammeln, Prüfen und Herausgeben elektronisch gespeicherter Informationen für ein Verfahren oder eine Untersuchung. Der Begriff stammt aus dem US-Prozessrecht. Im DACH-Raum fällt dieselbe Arbeit in vier typischen Situationen an.

• Ausländische Verfahren: Ein US-Gericht oder eine ausländische Behörde verlangt Dokumente von einer Konzerngesellschaft in der Schweiz oder in Deutschland.
• Interne Untersuchungen: Ein Hinweis, ein Prüfbefund oder ein Verdacht verlangt die Sichtung von E-Mails, Chats und Dateien.
• Behördenanfragen: Aufsichts-, Wettbewerbs- oder Strafbehörden fordern Unterlagen ein.
• Transaktionen und Streitigkeiten: Due Diligence, Schiedsverfahren oder Massenverfahren mit vielen gleichartigen Dokumenten.

Wie Sie eine interne Untersuchung personell aufsetzen, zeigt der Ratgeber Interne Untersuchungen: welche Unterstützung wofür geeignet ist.

Ablauf in neun Phasen nach dem EDRM-Modell

Das EDRM-Modell ist der gebräuchliche Bezugsrahmen für eDiscovery-Projekte und beschreibt neun Phasen. Die Phasen laufen nicht streng nacheinander: Erkenntnisse aus dem Review führen oft zu neuen Suchbegriffen oder weiteren Datenquellen.

1. Analyse: Informationen werden über das ganze Projekt hinweg bewertet, durch Menschen, Technologie oder beides.
2. Identifikation: Umfang der Sache und relevante Datenquellen bestimmen, etwa Postfächer, Laufwerke, Chats und Geschäftssysteme.
3. Sicherung (Preservation): Relevante Daten vor Änderung und Löschung schützen, zum Beispiel mit einem Legal Hold.
4. Sammlung (Collection): Potenziell relevante Daten forensisch sauber zusammentragen.
5. Verarbeitung (Processing): Daten standardisieren, deduplizieren und durchsuchbar machen.
6. Review: Dokumente nach Relevanz, Privileg, Vertraulichkeit, Datenschutz und Themen bewerten.
7. Herausgabe (Production): Dokumente in vereinbarten oder vertretbaren Formaten liefern.
8. Präsentation: Daten und Dokumente im Verfahren aufbereiten und darstellen.
9. Abschluss (Disposition): Daten nach Projektende nachvollziehbar aufbewahren, löschen, übertragen oder zurückgeben.

Für Ihre Planung zählen zwei Punkte: Sicherung und Sammlung sind technische Aufgaben Ihrer IT oder eines Forensik-Dienstleisters. Review und Vorbereitung der Herausgabe sind juristische Arbeit und binden die meisten Personentage.

Schweiz und Deutschland: Datenschutz und Grenzen der Herausgabe

Die grösste Hürde für eDiscovery im DACH-Raum ist nicht die Technik, sondern die Frage, ob und auf welchem Weg Daten ins Ausland gehen dürfen. Die Tabelle zeigt die Normen, die Sie vor jeder Herausgabe prüfen sollten.

Daraus folgt eine Arbeitsweise, die sich in beiden Ländern bewährt: Daten möglichst im Land prüfen, nur das Nötige herausgeben, Personendaten Dritter schwärzen oder pseudonymisieren und jeden Schritt dokumentieren. Ob ein Weg über Rechtshilfe oder eine Bewilligung nötig ist, klären Ihre Rechtsabteilung und die mandatierte Kanzlei vor der Sammlung. Wer im Review Zugang zu geschützter Anwaltskorrespondenz hat, zeigt der Ratgeber Berufsgeheimnis und Legal Privilege bei Inhouse- und Interim-Juristen.

Personalbedarf: welche Rollen ein eDiscovery-Projekt braucht

Ein eDiscovery-Projekt braucht juristische und technische Rollen; der juristische Teil wächst mit der Dokumentenmenge. Die Tabelle zeigt, wer welche Aufgabe übernimmt und woher die Personen typischerweise kommen.

Alpinum Solutions stellt Review-Juristen, Review Leads und Datenschutz-Spezialisten über Staff Leasing oder Freelancing bereit, in Teilzeit oder Vollzeit, als Einzelperson oder Team. Im Staff Leasing liegt das fachliche Weisungsrecht grundsätzlich bei Ihnen, und die Fachkräfte sind in Ihre Organisation integriert. Steuerung und Ergebnisverantwortung bleiben bei Ihrem Unternehmen oder Ihrer Kanzlei. Welche Review-Rollen Alpinum besetzt, zeigt die Leistungsseite Document Review Juristen und Review-Teams.

Vorgehen: eDiscovery in sieben Schritten planen

Ein eDiscovery-Projekt gelingt, wenn Recht, Technik und Team vor der ersten Sammlung abgestimmt sind. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Auftrag klären: Welches Verfahren, welche Behörde, welche Frist, welche Fragen soll das Review beantworten?
2. Rechtsweg prüfen: Darf herausgegeben werden, und auf welchem Weg? Art. 271 und 273 StGB, Art. 16 und 17 DSG oder Kapitel V DSGVO vor der Sammlung prüfen.
3. Datenquellen und Legal Hold: Postfächer, Chats, Laufwerke und Systeme festlegen, Löschroutinen anhalten, Betroffene informieren, soweit nötig.
4. Sammlung und Verarbeitung im Land: Daten möglichst in der Schweiz oder in der EU verarbeiten und mit Filtern und Deduplizierung reduzieren.
5. Team und Protokoll: Teamgrösse aus Dokumentenmenge, Durchsatz und Frist berechnen; Protokoll mit Codierfeldern für Relevanz, Privileg, Geschäftsgeheimnis und Personendaten schreiben.
6. Review mit Kalibrierung: Referenzstichprobe, Kalibrierung, laufende Qualitätskontrolle.
7. Herausgabe und Abschluss: Schwärzen, Privilege-Log erstellen, Herausgabe freigeben, Zugänge sperren, Daten nach Vorgabe löschen oder zurückgeben.

Wie Kanzleien Review-Projekte mit Projektjuristen aufsetzen, zeigt der Ratgeber Document Review für Kanzleien.

Grenzen und Risiken

• Strafrecht vor Frist: Eine ausländische Frist rechtfertigt keine Herausgabe, die Art. 271 oder 273 StGB verletzen könnte. Klären Sie den Weg vor der Sammlung.
• Zu breite Sammlung: Wer zu viel sammelt, verlängert das Review und vergrössert das Datenschutzrisiko.
• Verantwortung: Protokoll, Privilege-Entscheide und Herausgabe verantworten Ihre Rechtsabteilung oder die mandatierte Kanzlei. Alpinum ist keine Kanzlei und erbringt keine Rechtsberatung.
• Durchsatzannahmen: Fremde Erfahrungswerte passen selten. Messen Sie den Durchsatz in den ersten Tagen und passen Sie Team und Prognose an.

Häufige Fragen zu eDiscovery in Deutschland und der Schweiz

Wann brauchen Unternehmen in Deutschland und der Schweiz eDiscovery?

Typische Anlässe sind Verfahren im Ausland, in denen Dokumente einer Konzerngesellschaft verlangt werden, interne Untersuchungen nach einem Hinweis, Anfragen von Aufsichts-, Wettbewerbs- oder Strafbehörden sowie grosse Streitigkeiten und Transaktionen. Die Methode nach dem EDRM-Modell ist dieselbe wie international. Zusätzlich prüfen Sie vor jeder Herausgabe Strafrecht und Datenschutz des Landes, in dem die Daten liegen.

Warum ist Art. 271 StGB für eDiscovery wichtig?

Art. 271 Ziff. 1 StGB stellt Handlungen unter Strafe, die auf Schweizer Gebiet ohne Bewilligung für einen fremden Staat oder eine ausländische Partei vorgenommen werden und einer Behörde zukommen. Beweiserhebungen für ausländische Verfahren können darunter fallen. Deshalb klären Rechtsabteilung und Kanzlei vor der Sammlung, ob der Weg über Rechtshilfe oder eine Bewilligung führen muss.

Dürfen Personendaten für ein US-Verfahren übermittelt werden?

Unter Voraussetzungen ja. Aus der Schweiz ist eine Bekanntgabe zulässig, wenn sie für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen vor einem ausländischen Gericht notwendig ist (Art. 17 Abs. 1 lit. c DSG). In der EU erlaubt Art. 49 Abs. 1 lit. e DSGVO eine Übermittlung, wenn sie für Rechtsansprüche erforderlich ist. Notwendig heisst: nur das Nötige, möglichst geschwärzt.

Wie viele Reviewer braucht ein eDiscovery-Projekt?

Die Zahl folgt aus Dokumentenmenge nach Filterung, Durchsatz je Person und Frist. Nehmen Sie den Durchsatz als Annahme, messen Sie ihn in den ersten Tagen und ergänzen Sie Second Level, Qualitätskontrolle und einen Review Lead. Ausgewählte Profile liegen in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor; den Einsatzbeginn stimmen Unternehmen und Alpinum gemeinsam ab.

Wer ist für das Ergebnis verantwortlich?

Ihre Rechtsabteilung, Compliance oder die mandatierte Kanzlei. Sie geben Suchstrategie und Protokoll frei, entscheiden Privilege-Fragen und die Herausgabe. Interim-Fachkräfte arbeiten im Staff Leasing nach Ihren fachlichen Weisungen und im Freelancing eigenverantwortlich im Rahmen des vereinbarten Mandats. Alpinum stellt das Team bereit und bietet kein Managed Review mit Ergebnisverantwortung an.

Nächster Schritt

Alpinum Solutions ist der führende Anbieter für Interim Legal & Compliance im DACH-Raum und stellt Review-Juristen, Review Leads und Datenschutz-Spezialisten für eDiscovery-Projekte in Deutschland und der Schweiz bereit. Beschreiben Sie Datenmenge, Sprachen, Plattform und Frist.

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Stand: 10. November 2026.