Document Review für Kanzleien: Team, Ablauf und Qualität bei Massen- und Transaktionsprüfungen

Kurzantwort: Ein grosses Document-Review-Projekt organisiert eine Kanzlei in vier Rollen: First-Level-Reviewer kodieren Dokumente nach einem schriftlichen Review-Protokoll, Second-Level-Reviewer klären Grenzfälle und Privilege-Fragen, die Qualitätskontrolle (QC) prüft Stichproben, und ein Review-Lead der Kanzlei steuert das Team und entscheidet. Vor dem Start stehen Protokoll, Kalibrierung an einer gemeinsamen Stichprobe und geregelte Zugriffe. In Deutschland arbeiten per Arbeitnehmerüberlassung eingesetzte Projektjuristen dabei nur im Back-Office (BGH, Urteil vom 20.03.2023 – AnwZ (Brfg) 12/21).

Dieser Ratgeber richtet sich an Partnerinnen und Partner, Counsel und Legal-Operations-Verantwortliche in Kanzleien in Deutschland und der Schweiz. Er zeigt, wie ein Document Review in der Kanzlei aufgebaut wird: Anlässe, Rollen, Protokoll, Qualitätssicherung, Vertraulichkeit und die berufsrechtlichen Grenzen.

Typische Anlässe: Due Diligence, Untersuchungen, Massenverfahren, Behördenanfragen

Ein Document Review lohnt sich als eigenes Projekt, sobald ein Dokumentenbestand zu gross ist, um ihn neben dem Mandat im Kernteam zu sichten. Typische Anlässe sind:

• Due Diligence: Prüfung von Verträgen im Datenraum auf Change-of-Control, Exklusivität, Haftung oder Kündigungsrechte.
• Interne Untersuchungen: Sichtung von E-Mails und Dateien nach einer Hinweismeldung oder einem Verdacht.
• Massenverfahren: gleichartige Akten, die nach einheitlichen Kriterien erfasst und bewertet werden.
• Behördenanfragen und Produktionsanfragen: etwa in Kartell- oder Aufsichtsverfahren oder als eDiscovery in ausländischen Verfahren.
• Vertragsremediation: Anpassung vieler Verträge an neue regulatorische Vorgaben.

Allen Anlässen gemeinsam: Die rechtliche Bewertung bleibt bei der Kanzlei. Das Review-Team liefert einheitlich kodierte Dokumente, dokumentierte Eskalationen und nachvollziehbare QC-Ergebnisse. Wie sich Kanzlei, Forensik und Review-Team bei Untersuchungen die Arbeit teilen, zeigt der Ratgeber Interne Untersuchungen; Einsätze in Verfahren beschreibt die Seite Litigation, Investigations & eDiscovery.

Team und Verhältnis der Rollen

Ein Review-Team besteht aus First Level, Second Level, QC und Lead; das Verhältnis der Rollen richtet sich nach Volumen, Komplexität und Fehlerquote. Die Tabelle zeigt Aufgaben und Qualifikation.

Wie viele Reviewer braucht das Projekt?

Die Teamgrösse ergibt sich aus Dokumentenmenge, Durchsatz und Frist. Rechenweg: Dokumente ÷ (Dokumente pro Stunde × produktive Stunden pro Tag) = Personentage First Level. Beispiel mit Annahmen: 60'000 Dokumente nach Filterung, 50 Dokumente pro Stunde, 7 produktive Stunden ergeben rund 171 Personentage. Mit acht Reviewern sind das gut vier Wochen, plus Zeit für QC und Second Level. Den Durchsatz messen Sie im Pilot selbst; er schwankt stark mit Dokumenttyp und Sprache.

Review-Protokoll, Kodierung und Kalibrierung

Das Review-Protokoll ist das wichtigste Dokument des Projekts: Es legt fest, was geprüft wird, wie kodiert wird und wann eskaliert wird. Es enthält mindestens:

• Prüffragen, Zeitraum und den zulässigen Dokumentenbestand
• Kodierfelder, etwa relevant, nicht relevant, hot, privileged, vertraulich, Personendaten, fremdsprachig, technisches Problem
• Definitionen mit Beispielen für jede Kategorie
• Eskalationsgründe und wer sie in welcher Frist beantwortet
• Regeln für Familien (E-Mail mit Anhängen), Duplikate und Entwürfe
• Umgang mit Personendaten und besonders schützenswerten Daten

Kalibrierung vor dem Hochlauf

1. Lead und Second Level kodieren eine gemeinsame Stichprobe als Referenz.
2. Alle First-Level-Reviewer kodieren dieselbe Stichprobe.
3. Abweichungen werden besprochen, das Protokoll wird präzisiert.
4. Erst danach werden Batches in voller Menge zugeteilt.
5. In den ersten Tagen prüft QC einen hohen Anteil nach, später eine risikobasierte Stichprobe.

Kennzahlen für die Steuerung

• Durchsatz pro Reviewer und Tag, getrennt nach Dokumenttyp
• Abweichungsquote zwischen First Level und QC
• offene Eskalationen mit Alter
• Restbestand und Prognose bis zur Frist

Berufsgeheimnis, Datenschutz und Zugriffe

Die Kanzlei muss jede Person, die am Review mitwirkt, zur Verschwiegenheit verpflichten. In Deutschland hat der Rechtsanwalt beschäftigte und mitwirkende Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen zu belehren (§ 43a Abs. 2 BRAO). Unterlässt er das bei mitwirkenden Personen, droht Strafbarkeit (§ 203 Abs. 4 StGB). Für externe Dienstleister wie Review-Plattformen verlangt § 43e BRAO einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht. In der Schweiz erfasst das strafrechtliche Berufsgeheimnis Anwälte und ihre Hilfspersonen (Art. 321 StGB).

Ein Review berührt fast immer Personendaten von Mitarbeitenden, Kunden oder Dritten. In der Schweiz muss die Bearbeitung verhältnismässig und zweckgebunden sein (Art. 6 DSG); für die EU gilt die DSGVO. Werden Daten für ausländische Verfahren übermittelt, gelten eigene Regeln: Aus der Schweiz ist eine Bekanntgabe ins Ausland zulässig, wenn der Bundesrat dem Zielstaat einen angemessenen Schutz bescheinigt hat oder geeignete Garantien bestehen (Art. 16 DSG); ausnahmsweise auch, wenn sie für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen vor einem Gericht oder einer zuständigen ausländischen Behörde notwendig ist (Art. 17 Abs. 1 lit. c DSG). Für Übermittlungen aus der EU gelten die Drittlandregeln der DSGVO (Kapitel V). Klären Sie das vor dem Export mit Datenschutz und den beteiligten Kanzleien. Aus Schweizer Sicht gelten die USA seit dem 15.09.2024 nur für Unternehmen als angemessen, die nach dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Anhang 1 DSV).

• Zugriff nur über die Review-Plattform, ohne Download- und Druckrechte für First Level
• Rollen je Batch und Ablaufdatum am Projektende
• Arbeitsort und Geräte festlegen, auch bei Remote-Review
• Abschluss mit Sperrung der Konten und dokumentierter Rückgabe

Wie Verträge und Zugriffe für temporäre Fachkräfte aufgebaut werden, zeigt der Ratgeber Vertraulichkeit und Zugriffe bei temporärer Unterstützung.

Projektjuristen in der Kanzlei: was das BGH-Urteil zur Arbeitnehmerüberlassung bedeutet (DE)

Per Arbeitnehmerüberlassung eingesetzte Projektjuristen dürfen in einer deutschen Kanzlei im Review arbeiten, aber nicht nach aussen anwaltlich auftreten. Der BGH hat 2023 entschieden, dass ein von einem nicht-anwaltlichen Verleiher überlassener Jurist, der in der Kanzlei nach aussen auftreten soll, weder als Rechtsanwalt noch als Syndikusrechtsanwalt zugelassen werden kann. Ein Einsatz im Back-Office ist berufsrechtlich unbedenklich (Rn. 75).

Für ein Review-Projekt bedeutet das:

• Überlassene Projektjuristen kodieren, kommentieren und entwerfen Privilege-Logs und Zusammenfassungen.
• Schreiben an Gerichte, Behörden oder Gegenseiten zeichnen zugelassene Anwältinnen und Anwälte der Kanzlei.
• Der Vertrag bezeichnet die Überlassung ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung und nennt die Personen vor dem Einsatz (§ 1 Abs. 1 S. 5–6 AÜG). Equal Pay gilt grundsätzlich ab dem ersten Tag (§ 8 AÜG).
• Besteht ein Betriebsrat, ist er vor dem Einsatz zu beteiligen (§ 14 Abs. 3 AÜG).

In der Schweiz gibt es keine entsprechende Entscheidung. Der Personalverleiher braucht eine kantonale Bewilligung (Art. 12 AVG); eine gesetzliche Höchsteinsatzdauer besteht nicht. Wann Freelance-Anwälte oder eine befristete Anstellung besser passen, zeigt der Ratgeber Kapazitätsengpass in der Kanzlei.

Grenzen und Risiken

• Alpinum Solutions stellt Kanzleien einzelne Projektjuristen und Review-Teams über Staff Leasing und Freelancing bereit. Alpinum ist keine Kanzlei; Steuerung, Bewertung und Verantwortung gegenüber dem Mandanten bleiben bei der Kanzlei.
• Ein Review ohne Protokoll und Kalibrierung erzeugt Nacharbeit. Die Zeit für den Pilot ist gut investiert.
• Durchsatzwerte aus anderen Projekten sind nur Richtwerte. Planen Sie mit den eigenen Pilotdaten.
• Plattform, Hosting und Datenübermittlung sind eigene Entscheidungen der Kanzlei bzw. des Mandanten.

Häufige Fragen zum Document Review in der Kanzlei

Dürfen verliehene Projektjuristen in einer deutschen Kanzlei nach aussen auftreten?

Nein. Nach dem BGH-Urteil vom 20.03.2023 (AnwZ (Brfg) 12/21) ist ein anwaltliches Auftreten nach aussen mit dem Einsatz über Arbeitnehmerüberlassung nicht vereinbar; Arbeitgeber ist der Verleiher, nicht die Kanzlei. Im Back-Office, also bei Review, Recherche und Entwürfen, ist der Einsatz unbedenklich. Wer nach aussen auftreten soll, wird als Freelance-Anwalt oder direkt bei der Kanzlei angestellt.

Wie schnell lässt sich ein Review-Team aufbauen?

Bei Alpinum liegen ausgewählte Profile in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor; den Einsatzbeginn stimmen Kanzlei und Alpinum gemeinsam ab. Den Start bestimmen meist Konfliktprüfung, Verschwiegenheitsverpflichtung, Verträge und Plattformzugänge. Bewährt hat sich ein Hochlauf in Wellen: zuerst Projektleitung und QC, dann ein kleiner Pilot, danach das volle Team.

Welche Sprachen werden gebraucht?

Das hängt vom Dokumentenbestand ab. Eine Sprachanalyse auf der Plattform vor der Teamplanung zeigt die Verteilung. In Deutschland und der Schweiz sind Deutsch und Englisch die Regel; in der Schweiz kommen oft Französisch und Italienisch hinzu. Für seltene Sprachen reicht häufig eine Person im Second Level oder eine gezielte Übersetzung relevanter Dokumente.

Kann ein Review remote erfolgen?

Ja, wenn die Plattform es erlaubt und Zugriffe, Geräte und Arbeitsort geregelt sind. Üblich sind Zugriffe ohne Download, gesicherte Geräte und klare Regeln für Telefonate. Für Kalibrierung und die ersten Tage ist ein gemeinsamer Termin vor Ort oder per Video sinnvoll, damit das Team dasselbe Verständnis des Protokolls hat.

Nächster Schritt

Nennen Sie Datenmenge, Sprachen, Review-Tiefe, Plattform, Zeitplan und fachliche Ansprechpersonen. Vertrauliche Falldaten gehören erst in freigegebene Austauschwege.

• Projektjuristen für Kanzleien
• Litigation, Investigations & eDiscovery
• Interne Untersuchungen: welche Unterstützung wofür geeignet ist
• Bedarf besprechen

Stand: 30. Oktober 2026.