Document Review: Kosten, Durchsatz und Teamgrösse kalkulieren

Kurzantwort: Die Kosten eines Document Review berechnen Sie aus Dokumentenmenge, Durchsatz je Reviewer und Tagessatz je Level. Faustregel: Kosten je Dokument im First Level = Tagessatz ÷ Dokumente pro Tag. Mit Alpinum-Bandbreiten (Junior CHF 600–800 bzw. EUR 480–720 pro Tag, exkl. MWST) und einer Annahme von 350 Dokumenten pro Tag sind das rund CHF 1.71–2.29 bzw. EUR 1.37–2.06.

Dieser Kosten-Guide richtet sich an General Counsel, Heads of Legal, Heads of Compliance und Einkauf in der Schweiz und in Deutschland, die ein Document-Review-Budget planen oder begründen müssen. Er zeigt, welche Faktoren den Preis bestimmen, wie Sie Document-Review-Kosten mit offenen Annahmen rechnen und wie Sie das Budget intern vertreten.

Was die Kosten eines Document Review bestimmt

Die Personalkosten eines Reviews hängen vor allem von der Zahl der Dokumente nach Filterung und vom Durchsatz ab, nicht vom Tagessatz allein. Ein günstiger Satz bei tiefem Durchsatz kostet mehr als ein höherer Satz bei sauberem Protokoll. Diese Faktoren treiben das Budget:

• Menge nach Filterung: Deduplizierung, Datumsfilter, Suchbegriffe und Technology Assisted Review (TAR) bestimmen, wie viele Dokumente Menschen lesen.
• Durchsatz: Dokumenttyp, Sprache, Länge und Zahl der Codierfelder. Verträge und Tabellen dauern länger als kurze E-Mails.
• Level-Mix: Anteil Junior im First Level, Experienced im Second Level und in der Qualitätskontrolle, Senior als Review Lead.
• Anteil Second Level und QC: Je mehr Dokumente eskaliert oder nachgeprüft werden, desto höher der Anteil teurerer Profile.
• Sprachen und Spezialwissen: Seltene Sprachen und Fachgebiete wie Kartellrecht oder Geldwäschereiprävention verengen die Auswahl.
• Frist: Eine kurze Frist verlangt ein grösseres Team und mehr Koordination.
• Einsatzmodell: Staff Leasing oder Freelancing, Teilzeit oder Vollzeit.
• Nicht enthalten: Plattform, Hosting und Datenverarbeitung beim eDiscovery-Dienstleister sowie die Zeit Ihrer eigenen Projektleitung. Diese Posten budgetieren Sie separat.

Bandbreiten je Level und Markt (Stand 18.10.2026)

Alpinum Solutions verrechnet Review-Juristen nach Stunden- oder Tagessätzen je Level. Die Tabelle zeigt die veröffentlichten Bandbreiten, exkl. MWST, Stand 18. Oktober 2026. Für Österreich gelten die deutschen Bandbreiten.

Die Stundensätze betragen in der Schweiz CHF 75–100 (Junior), 100–150 (Experienced) und 150–225+ (Senior); in Deutschland im Staff Leasing EUR 60–90, 90–120 und 120–180+. Weitere Kostenmodelle erklärt der Ratgeber Was kostet ein Interim-Jurist?.

Rechenbeispiel: 40'000 Dokumente in 20 Arbeitstagen

Das Beispiel zeigt den Rechenweg; alle Mengen und Durchsatzwerte sind Annahmen und keine Erfahrungswerte von Alpinum. Messen Sie den Durchsatz in Ihrem Projekt in den ersten Tagen und passen Sie die Rechnung an.

1. Menge (Annahme): 40'000 Dokumente nach Filterung, Frist 20 Arbeitstage.
2. First Level (Annahme): 50 Dokumente pro Stunde, 7 produktive Stunden, also 350 Dokumente je Reviewer und Tag. 40'000 ÷ 350 = rund 114 Personentage, aufgerundet 6 Reviewer × 20 Tage = 120 Personentage Junior.
3. Second Level (Annahme): 15 % der Dokumente, also 6'000, bei 25 Dokumenten pro Stunde = 175 pro Tag. 6'000 ÷ 175 = rund 34 Personentage, aufgerundet 2 Reviewer × 20 Tage = 40 Personentage Experienced.
4. QC und Privilege (Annahme): 1 Experienced-Profil über die ganze Dauer = 20 Personentage.
5. Review Lead: 1 Senior-Profil über die ganze Dauer = 20 Personentage.

Alle Beträge exkl. MWST, Tagessätze nach Stand 18.10.2026, ohne Plattform- und Hostingkosten. Die Rechnung zeigt den grössten Hebel: Sinkt die Menge durch bessere Filter um ein Viertel, sinken die First-Level-Kosten im gleichen Verhältnis. Wie Sie die Teamgrösse aus derselben Rechnung ableiten, zeigt der Ratgeber Document-Review-Team aufstellen.

Vergleich mit den Alternativen

Ein Review lässt sich auf vier Arten besetzen; sie unterscheiden sich vor allem darin, wer steuert und wer das Ergebnis verantwortet.

Alpinum bietet kein Managed Review an. Alpinum stellt Review-Juristen, Review Leads und Teams bereit; Steuerung und Ergebnisverantwortung bleiben bei Ihrem Unternehmen oder Ihrer Kanzlei.

Budget begründen

Ein Review-Budget überzeugt, wenn es Rechenweg, Annahmen und Steuerung offenlegt. Diese Punkte gehören in den Antrag an Geschäftsleitung oder Einkauf:

• Menge vor und nach Filterung, mit Quelle der Zahl
• Durchsatzannahmen je Stufe und der Plan, sie im Pilot zu messen
• Level-Mix und Teamgrösse mit Tagessätzen und Stand
• Frist und was eine kürzere oder längere Frist kostet
• Separate Posten für Plattform, Hosting und Datenverarbeitung
• Kennzahlen für die Steuerung: Durchsatz je Tag, Abweichungsquote in der QC, Restbestand mit Prognose
• Abbruch- und Verlängerungsregel, falls die Menge sich ändert

Für die Auswahl der passenden Seniorität hilft der Ratgeber Junior, Experienced oder Senior?.

Grenzen und Risiken

• Durchsatz: Werte aus anderen Projekten passen selten. Ein zu optimistischer Durchsatz macht das Budget unrealistisch.
• Nachlieferungen: Neue Datenquellen erhöhen die Menge während des Projekts. Planen Sie eine Reserve ein.
• Qualität: Eine zu tiefe QC-Quote spart kurzfristig Personentage und kostet später Nacharbeit.

Häufige Fragen zu Document-Review-Kosten

Was kostet ein Document Review pro Dokument?

Das hängt von Durchsatz, Level-Mix und Tagessatz ab. Im Rechenbeispiel mit 40'000 Dokumenten, angenommenem Durchsatz und den Alpinum-Bandbreiten liegen die Personalkosten bei CHF 3.60–5.10+ beziehungsweise EUR 3.00–4.32+ je Dokument, exkl. MWST und ohne Plattformkosten. Mit Ihren eigenen Werten aus dem Pilot wird die Zahl belastbar.

Ist ein Preis je Dokument besser als Tagessätze?

Ein Preis je Dokument verlagert das Durchsatzrisiko auf den Dienstleister, der dann auch die Durchführung steuert. Tagessätze passen, wenn Ihre Rechtsabteilung oder Kanzlei Protokoll, Prüfmassstab und Entscheide selbst behält. Dann tragen Sie das Durchsatzrisiko und steuern es über Protokoll, Kalibrierung und Kennzahlen.

Welche Kosten kommen zu den Review-Juristen hinzu?

Typische Zusatzposten sind Review-Plattform, Hosting und Datenverarbeitung beim eDiscovery-Dienstleister, Übersetzungen, Zeit Ihrer Projektleitung und gegebenenfalls Arbeitsplätze und Geräte für das Team. Diese Posten sind in den Tagessätzen der Review-Juristen nicht enthalten und gehören separat ins Budget.

Wie lassen sich die Kosten senken?

Der grösste Hebel ist die Menge: Gute Filter, Deduplizierung und TAR reduzieren die Dokumente, die Menschen lesen. Danach zählen ein klares Protokoll, eine Kalibrierung vor dem Hochlauf und ein Level-Mix, der Juniors im First Level und erfahrene Profile nur dort einsetzt, wo ihr Urteil gebraucht wird.

Gelten in Österreich andere Sätze?

Für Österreich gelten die deutschen Bandbreiten in Euro. Einsätze in Österreich laufen als Freelancing oder als Staff Leasing über die deutsche oder die Schweizer Gesellschaft von Alpinum. Rechenweg und Kostenfaktoren sind dieselben wie in der Schweiz und in Deutschland.

Nächster Schritt

Alpinum Solutions ist der führende Anbieter für Interim Legal & Compliance und stellt Review-Teams in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich bereit. Nennen Sie Menge, Sprachen und Frist; Sie erhalten einen Teamvorschlag mit Level-Mix und Tagessätzen.

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Stand: 10. November 2026.