Legal Tech und KI in der Rechtsabteilung einführen: Projektrollen und Kapazität

Kurzantwort: Wer Legal Tech oder KI in der Rechtsabteilung einführt, braucht neben der Software ein kleines Projektteam: eine Projektleitung aus dem Legal-Team, Legal Operations für Prozesse und Daten, Fachjuristen für Vorlagen und Klauseln sowie IT und Datenschutz. Ein CLM-Projekt dauert erfahrungsgemäss drei bis über neun Monate. Temporäre Fachkräfte entlasten das Tagesgeschäft oder übernehmen Projektrollen.

Dieser Ratgeber richtet sich an General Counsel, Heads of Legal und Legal-Operations-Verantwortliche in der Schweiz und in Deutschland. Er zeigt, wie eine Legal-Tech-Einführung in der Rechtsabteilung abläuft, welche Rollen das Projekt braucht, wie viel Kapazität realistisch ist und was bei KI-Werkzeugen zusätzlich zu klären ist.

Ausgangslage: warum Legal-Tech-Projekte an der Kapazität scheitern

Legal-Tech-Projekte scheitern selten an der Software, sondern meist daran, dass dieselben Juristen gleichzeitig das Tagesgeschäft und das Projekt tragen. Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM), Matter Management, Dokumentenautomatisierung und KI-Assistenten verlangen alle dieselbe Vorarbeit: Prozesse beschreiben, Vorlagen bereinigen, Altverträge erfassen, Nutzer schulen.

• Datenqualität: Altverträge liegen verstreut in Laufwerken, E-Mails und Papierordnern. Ohne saubere Erfassung bleibt das neue System leer.
• Vorlagen und Klauseln: Automatisierung setzt abgestimmte Muster und eine Klauselbibliothek voraus. Diese Arbeit ist juristisch, nicht technisch.
• Akzeptanz: Fachbereiche und Juristen nutzen ein Werkzeug nur, wenn es ihren Ablauf vereinfacht. Das braucht Schulung und Begleitung nach dem Start.
• KI-Fragen: Bei KI-Werkzeugen kommen Vertraulichkeit, Datenschutz und interne Nutzungsregeln hinzu.

Vorgehen in sieben Schritten

Eine Legal-Tech-Einführung folgt in der Regel sieben Schritten, vom Zielbild bis zum Betrieb. Die Reihenfolge verhindert, dass ein Werkzeug gekauft wird, bevor klar ist, welches Problem es lösen soll.

1. Zielbild und Anwendungsfälle: Welche Aufgaben sollen schneller, sicherer oder messbarer werden, etwa Vertragsfreigaben, Fristen oder Anfragen der Fachbereiche?
2. Ist-Aufnahme: Abläufe, Volumen, Vorlagen, Datenquellen und bestehende Systeme erfassen.
3. Auswahl: Anforderungen, Marktsichtung, Demos mit eigenen Fällen, Prüfung von Datenschutz und Sicherheit, Vertragsverhandlung mit dem Anbieter.
4. Konfiguration: Workflows, Rollen, Metadaten, Vorlagen und Klauselbibliothek festlegen.
5. Datenmigration: Altverträge erfassen, Metadaten nach Prüfraster extrahieren, Stichproben prüfen.
6. Pilot und Rollout: mit einem Fachbereich starten, Erfahrungen auswerten, dann ausrollen und schulen.
7. Betrieb: Zuständigkeiten, Kennzahlen und Pflege der Vorlagen dauerhaft regeln.

Bis zu einem ersten nutzbaren Stand von Legal Operations vergehen erfahrungsgemäss etwa drei Monate. Wie Daten, Klauseln und Rollout bei einem Vertragsmanagementsystem im Detail zusammenspielen, zeigt der Ratgeber Legal Operations bei einer CLM-Einführung.

Projektrollen bei der Einführung von Legal Tech und KI

Ein Legal-Tech-Projekt braucht fünf bis sieben Rollen. Nicht jede ist eine eigene Person, aber jede muss besetzt sein. Die Tabelle zeigt typische Aufgaben, das passende Level und ob die Rolle sich temporär besetzen lässt.

Alpinum Solutions stellt Fachkräfte für Legal & Compliance Transformation über Staff Leasing oder Freelancing bereit, in Teilzeit oder Vollzeit, als Einzelperson oder als Projektteam. Das Unternehmen steuert den Einsatz.

Rollen und Kapazität: wie viel Verstärkung realistisch ist

Wie viel Verstärkung eine Legal-Tech-Einführung braucht, hängt vor allem von Vertragsvolumen, Anzahl Fachbereiche und Zeitplan ab. Zwei Wege sind üblich:

• Projektrolle extern besetzen: Eine Interim-Projektleitung oder eine Legal-Operations-Fachkraft führt das Projekt; das interne Team liefert Fachwissen und Entscheide.
• Tagesgeschäft entlasten: Ein Interim Legal Counsel übernimmt laufende Verträge und Anfragen, damit erfahrene interne Juristen im Projekt mitarbeiten können. Diese Variante hält das Wissen über Vorlagen im Haus.

Für die Datenmigration lohnt sich oft ein kleines Team von Projektjuristen mit klarem Prüfraster und erfahrener Teamleitung. Der Bedarf an Datenschutz und Compliance ist meist punktuell: vor der Auswahl, vor dem Pilot und bei der Freigabe von KI-Funktionen. Das Pensum lässt sich zwischen 20 und 100 % wählen. Erfahrungsgemäss ist Experienced das häufigste Level für Interim-Einsätze; für Projektleitung und Klauselbibliothek ist Senior-Erfahrung sinnvoll. Wie Sie Prozesse, Kennzahlen und Werkzeuge dauerhaft aufbauen, zeigt Legal Operations im Projekt.

KI-Werkzeuge: was zusätzlich zu klären ist

Bei KI-Werkzeugen für Vertragsprüfung, Recherche oder Entwürfe kommen drei Themen hinzu: Regeln für die Nutzung, Datenschutz und die Pflichten nach der EU-KI-Verordnung (AI Act).

• KI-Kompetenz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Massnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern (Art. 4 AI Act, seit dem 2. Februar 2025, neu gefasst seit dem 27. Juli 2026). Eine Rechtsabteilung, die ein KI-Werkzeug beruflich einsetzt, ist in der Regel Betreiberin (Art. 3 Nr. 4).
• Datenschutz: Bearbeitet das Werkzeug Personendaten mit voraussichtlich hohem Risiko, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Art. 35 DSGVO, Art. 22 DSG).
• Nutzungsregeln: Welche Daten dürfen in das Werkzeug, wer prüft Ergebnisse, wie werden KI-Entwürfe gekennzeichnet? Diese Regeln legt das Unternehmen fest.

Wie eine dauerhafte Struktur mit Inventar, Rollen und Gremium entsteht, beschreibt der Ratgeber AI Governance im Unternehmen aufbauen.

Schweiz und Deutschland: was sich unterscheidet

Das Vorgehen ist in beiden Ländern gleich. Unterschiede bestehen beim Rechtsrahmen für KI und Datenschutz sowie beim Vertragspartner für Staff Leasing.

Grenzen und Risiken

• Verantwortung bleibt im Unternehmen: Auswahl, Freigabe von Vorlagen und Nutzungsregeln entscheidet die Rechtsabteilung. Temporäre Fachkräfte bereiten vor und setzen um.
• Keine Rechtsberatung durch Alpinum: Alpinum ist keine Kanzlei. Strittige Auslegungsfragen zum AI Act oder zum Datenschutz klärt das Unternehmen gegebenenfalls mit einer Kanzlei.
• Wissen sichern: Konfiguration, Prüfraster und Entscheide dokumentieren, damit das interne Team das System nach dem Einsatz selbst pflegt.
• Vertraulichkeit: Für Projektjuristen in der Datenmigration gelten personalisierte Zugänge, Vertraulichkeitsvereinbarung und Arbeit auf Geräten des Unternehmens.

Häufige Fragen zur Legal-Tech-Einführung in der Rechtsabteilung

Wie lange dauert eine Legal-Tech-Einführung?

Das hängt vom Werkzeug und vom Datenbestand ab. Für ein CLM-Projekt sind erfahrungsgemäss drei bis über neun Monate realistisch, bis zu einem ersten nutzbaren Stand von Legal Operations etwa drei Monate. Am längsten dauern meist die Bereinigung der Vorlagen und die Erfassung der Altverträge, nicht die technische Konfiguration. Ein Pilot mit einem Fachbereich verkürzt den Weg zum ersten Nutzen.

Wer sollte das Projekt leiten?

Die Projektleitung sollte die Arbeit der Rechtsabteilung kennen und Fachbereiche, IT und Anbieter steuern können. Häufig übernimmt eine erfahrene Juristin oder ein Legal-Operations-Profil diese Rolle. Fehlt intern die Kapazität, kann eine Interim-Projektleitung das Projekt führen, während Sponsor und Entscheide bei General Counsel oder Head of Legal bleiben.

Brauchen wir für KI-Werkzeuge einen KI-Beauftragten?

Gesetzlich nein: Der AI Act schreibt keinen KI-Beauftragten vor. Er verlangt aber Massnahmen zur KI-Kompetenz des Personals (Art. 4). Sinnvoll sind eine verantwortliche Person für die Nutzungsregeln, rollenbezogene Schulungen und dokumentierte Nachweise. Bei Personendaten gehört der Datenschutz von Beginn an ins Projekt.

Staff Leasing oder Freelancing für ein Legal-Tech-Projekt?

Staff Leasing passt, wenn die Fachkraft über Monate im Team mitarbeitet, Ihre Systeme nutzt und von Ihnen fachlich angeleitet wird, etwa in der Datenmigration. Freelancing passt für abgegrenzte Pakete wie die Anforderungsanalyse oder den Aufbau einer Klauselbibliothek, die eigenverantwortlich im Rahmen des Mandats erbracht werden. Beide Modelle sind in Teilzeit und Vollzeit möglich.

Wie schnell lässt sich das Projektteam verstärken?

Ausgewählte Profile liegen in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor; den Einsatzbeginn stimmen Unternehmen und Alpinum gemeinsam ab. Üblich sind zwei bis vier Profile je Suche. Planen Sie die Verstärkung, sobald Auswahl oder Datenmigration absehbar sind, damit die Fachkraft Vorlagen und Prüfraster rechtzeitig kennt.

Nächster Schritt

Alpinum Solutions ist der führende Anbieter für Interim Legal & Compliance im DACH-Raum. Beschreiben Sie Werkzeug, Zeitplan und Engpass; Sie erhalten ausgewählte Profile für Projektrolle oder Tagesgeschäft.

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Stand: 10. November 2026.