Onboarding von Interim-Fachkräften: Checkliste für Tag 1 bis 30

Kurzantwort: Ein Interim-Jurist oder eine Interim-Compliance-Fachkraft ist dann schnell produktiv, wenn Vertrag, Zugänge und Gerät vor dem ersten Tag bereitstehen, am ersten Tag eine feste Ansprechperson und eine Prioritätenliste warten und nach 30 Tagen ein strukturierter Rückblick stattfindet. Das Onboarding eines Interim-Juristen dauert damit Tage statt Wochen. Entscheidend ist eine schriftliche Übergabe aller laufenden Mandate und Fristen in der ersten Woche.

Diese Checkliste richtet sich an General Counsel, Heads of Legal, Heads of Compliance und HR-Verantwortliche in der Schweiz und in Deutschland, die eine Interim-Fachkraft einarbeiten. Sie zeigt, wer wann was erledigt, vom Vertrag bis zum Rückblick nach 30 Tagen, und enthält eine Vorlage zum Kopieren.

Warum Onboarding bei Interim-Fachkräften anders ist

Interim-Fachkräfte haben weniger Zeit zur Einarbeitung als Festangestellte, weil der Einsatz befristet ist und meist eine akute Lücke schliesst. Jede Woche ohne Zugang zu Systemen oder Akten verkürzt die produktive Zeit. Gleichzeitig bringen erfahrene Interim-Fachkräfte Routine im Einstieg in neue Organisationen mit. Sie brauchen weniger allgemeine Einführung, dafür früh konkrete Mandate, Fristen und Entscheidungswege.

Das Onboarding hängt auch vom Einsatzmodell ab:

• Staff Leasing (in der Schweiz Personalverleih, in Deutschland Arbeitnehmerüberlassung): Das fachliche Weisungsrecht liegt beim Kundenunternehmen, die Fachkraft ist in die Organisation integriert. Das Onboarding ähnelt dem einer neuen Mitarbeiterin, mit Teamintegration, internen Regeln und Arbeitszeiten.
• Freelancing: Die Fachkraft arbeitet eigenverantwortlich im Rahmen des vereinbarten Mandats. Das Onboarding konzentriert sich auf Mandatsumfang, Ansprechpersonen, Zugänge und Schnittstellen.

Vor dem ersten Tag: Verträge, Zugänge, Geräte

Vor dem ersten Arbeitstag sollten Vertrag, Geheimhaltung, Zugänge und Arbeitsplatz geregelt sein. Diese Punkte verzögern den Start am häufigsten, weil mehrere Abteilungen beteiligt sind.

• Verträge: Einsatzvertrag mit dem Anbieter unterzeichnet, Einsatzmodell, Pensum, Dauer und Berichtslinie festgehalten.
• Formvorschriften im Staff Leasing: In der Schweiz muss der Verleihvertrag schriftlich vorliegen, grundsätzlich vor Arbeitsaufnahme (Art. 22 AVG, Art. 50 AVV). In Deutschland muss der Vertrag die Überlassung ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnen und die Person vor dem Einsatz konkretisieren (§ 1 Abs. 1 S. 5–6 AÜG). Besteht ein Betriebsrat, ist er vorab nach § 99 BetrVG zu beteiligen (§ 14 Abs. 3 AÜG).
• Geheimhaltung: Prüfen, ob die Vertraulichkeitsklausel im Vertrag reicht oder eine zusätzliche Erklärung nötig ist.
• Interessenkonflikte: Liste der Gegenparteien und Konzerngesellschaften abgeglichen.
• IT: Benutzerkonto, E-Mail-Adresse, VPN, Gerät oder Regelung für ein eigenes Gerät.
• Zugriffsrechte: Vertragsmanagement-System, Dokumentenablage, Intake-Tool, bei Compliance zusätzlich KYC- oder Monitoring-Systeme. Rechte nur im nötigen Umfang.
• Arbeitsplatz und Badge: Bürozugang, Arbeitsplatz, Parkplatz oder Anfahrt.
• Willkommensmail: Ort und Zeit am ersten Tag, Ansprechperson, Agenda der ersten Woche.

Planen Sie für IT-Zugänge die interne Vorlaufzeit Ihrer IT ein. Liegt der Start vor der Freischaltung, bleibt die erste Woche ungenutzt. Hinweise zu Rollen und Rechten enthält der Ratgeber Vertraulichkeit und Zugriffe bei temporärer Unterstützung.

Tag 1: Einführung, Ansprechpersonen, Prioritäten

Am ersten Tag braucht die Interim-Fachkraft drei Dinge: eine feste Ansprechperson, eine Liste der wichtigsten Stakeholder und die drei bis fünf Prioritäten der ersten Wochen. Eine allgemeine Firmenpräsentation ist zweitrangig.

1. Begrüssung durch die berichtende Person: Ziel des Einsatzes, Erwartungen, Regeln zur Erreichbarkeit.
2. Technik prüfen: Anmeldung, Zugriffe, Telefonie. Fehlende Rechte sofort melden.
3. Stakeholder-Liste übergeben: wer im Business, in Finance, HR und bei externen Kanzleien die wichtigsten Ansprechpersonen sind.
4. Prioritäten festlegen: drei bis fünf Themen mit Fristen, schriftlich.
5. Freigaberegeln erklären: was die Person allein freigeben darf und was eskaliert wird.
6. Termine setzen: wöchentliches Jour fixe und Rückblick nach 30 Tagen im Kalender.

Bewährt hat sich eine „Buddy“-Person aus dem Team, die praktische Fragen beantwortet: Vorlagen, Ablagestruktur, ungeschriebene Regeln.

Woche 1: Mandate und Fristen übernehmen

In der ersten Woche übernimmt die Fachkraft die laufenden Mandate mit allen Fristen. Diese Übergabe ist der wichtigste Schritt des Onboardings, weil hier Haftungs- und Fristrisiken entstehen.

• Übergabeliste: je Mandat Stand, nächste Schritte, Fristen, Gegenpartei, interne Ansprechperson, beteiligte Kanzlei.
• Fristenkontrolle: alle Fristen in den Kalender des Teams und der Fachkraft übertragen, mit Stellvertretung.
• Vorlagen und Playbooks: Musterverträge, Klauselbibliothek, Freigabematrix, bei Compliance Richtlinien und Arbeitsanweisungen.
• Erste eigene Mandate: nach zwei bis drei Tagen sollte die Person eigene Fälle bearbeiten.
• Kurzes Feedback am Ende der Woche: Was fehlt noch an Zugängen, Informationen oder Befugnissen?

Gibt es eine Überlappung mit der bisherigen Stelleninhaberin, etwa bei einer Elternzeitvertretung oder einem Mutterschaftsurlaub, nutzen Sie diese Zeit für gemeinsame Termine mit den wichtigsten Stakeholdern. In der Fallstudie zur Elternzeitvertretung eines Senior Legal Counsel war ein Monat Overlap Teil des neunmonatigen Einsatzes.

Tag 30: Rückblick und Anpassung

Nach 30 Tagen prüfen berichtende Person und Fachkraft gemeinsam, ob Aufgaben, Pensum und Befugnisse noch zum Bedarf passen. Viele Einsätze verändern sich nach dem ersten Monat, weil der tatsächliche Arbeitsanfall erst dann sichtbar wird.

• Ziele: Sind die Prioritäten vom ersten Tag erledigt oder auf Kurs?
• Umfang: Passt das Pensum? Muss es steigen, sinken oder braucht es eine zweite Person?
• Befugnisse: Können Freigabeschwellen erweitert werden, um die Leitung zu entlasten?
• Zusammenarbeit: Funktionieren Stakeholder, Kanzleien und Eskalationswege?
• Übergabe vorbereiten: Wird von Beginn an dokumentiert, damit das Ende des Einsatzes geordnet verläuft?

Bei einem Einsatz über Alpinum Solutions ist der Rückblick auch der richtige Zeitpunkt, Anpassungen an Pensum oder Laufzeit anzustossen. Wie Verlängerung, Beendigung und Übergabe geregelt werden, beschreibt der Ratgeber Interim-Einsatz verlängern, beenden oder übergeben.

Checkliste zum Kopieren: wer macht was wann?

Die folgende Tabelle fasst das Onboarding zusammen. Die Verantwortlichkeiten sind ein Vorschlag und lassen sich an Ihre Organisation anpassen.

Grenzen und Risiken beim Onboarding

Die grössten Risiken liegen bei Fristen, Zugriffen und unklarer Verantwortung. Vier Punkte sollten Sie im Blick behalten:

• Fristen ohne Übergabe: Wird eine Frist nicht übertragen, bleibt das Risiko beim Unternehmen. Die Fristenkontrolle gehört deshalb in die erste Woche.
• Zu weite Zugriffsrechte: Breite Rechte beschleunigen den Start, widersprechen aber dem Grundsatz „so viel wie nötig“. Zugriffe auf die Mandate des Einsatzes beschränken.
• Freelancing wie eine Anstellung behandeln: Feste Arbeitszeiten, Eingliederung wie Angestellte und laufende Einzelweisungen passen nicht zum Freelancing. In Deutschland sind Weisungen und Eingliederung Anhaltspunkte für eine Beschäftigung (§ 7 Abs. 1 SGB IV). In der Schweiz beurteilt die AHV-Ausgleichskasse den Status nach den wirtschaftlichen Verhältnissen, nicht nach dem Vertrag (Art. 5, 9 AHVG).
• Verantwortung bleibt beim Unternehmen: Alpinum Solutions stellt Fach- und Führungskräfte über Staff Leasing und Freelancing bereit und erbringt keine Rechtsberatung. Das Kundenunternehmen steuert den Einsatz und bleibt für seine Rechts- und Compliance-Funktion verantwortlich.

Häufige Fragen zum Onboarding von Interim-Fachkräften

Wie lange dauert die Einarbeitung einer Interim-Fachkraft?

Mit vorbereiteten Zugängen und einer schriftlichen Übergabe arbeitet eine erfahrene Interim-Fachkraft meist nach wenigen Tagen an eigenen Mandaten. Wie weit sie in Stakeholder, Prozesse und Vorlagen eingearbeitet ist, zeigt der Rückblick nach 30 Tagen. Fehlende IT-Zugänge und fehlende Übergabelisten verlängern die Einarbeitung am stärksten.

Wer ist Ansprechperson für die Interim-Fachkraft?

Ansprechperson ist die Person, an die die Fachkraft berichtet, meist die Leitung Legal oder Compliance oder ein Teamlead. Sie setzt Prioritäten, nimmt Ergebnisse ab und entscheidet bei Eskalationen. Für praktische Fragen hilft zusätzlich eine Buddy-Person aus dem Team. Für Vertrag, Pensum und Laufzeit bleibt der Anbieter, etwa Alpinum Solutions, Ansprechpartner des Unternehmens und der Fachkraft.

Braucht eine Interim-Fachkraft ein Gerät des Unternehmens?

Das hängt von Ihren IT- und Datenschutzvorgaben ab. Viele Rechts- und Compliance-Abteilungen verlangen ein Gerät des Unternehmens, weil vertrauliche Daten und Mandatsakten nur in kontrollierten Umgebungen bearbeitet werden dürfen. Im Freelancing ist ein eigenes Gerät möglich, wenn der Zugriff über gesicherte Verbindungen erfolgt. Klären Sie die Frage vor dem Start, denn die Beschaffung braucht Vorlauf.

Was gehört in die Übergabe der laufenden Mandate?

Je Mandat gehören Stand, nächste Schritte, alle Fristen, Gegenpartei, interne Ansprechperson und beteiligte Kanzlei in die Übergabe. Ergänzen Sie Hinweise auf Besonderheiten, etwa sensible Beziehungen oder laufende Verhandlungen. Eine Tabelle pro Mandat reicht. Wichtig ist, dass jede Frist auch im Teamkalender steht und eine Stellvertretung hat.

Unterscheidet sich das Onboarding bei Staff Leasing und Freelancing?

Ja, im Umfang der Integration. Im Staff Leasing liegt das fachliche Weisungsrecht beim Unternehmen; die Fachkraft wird ins Team integriert und lernt interne Regeln, Arbeitszeiten und Weisungswege kennen. Im Freelancing arbeitet sie eigenverantwortlich im Rahmen des Mandats; das Onboarding konzentriert sich auf Mandatsumfang, Schnittstellen und Zugänge. Fristen, Vertraulichkeit und Übergabe gelten in beiden Modellen gleich.

Nächster Schritt

Ein gutes Onboarding beginnt mit einem präzisen Briefing vor der Auswahl. Wenn Sie eine Interim-Fachkraft für Legal oder Compliance suchen, besprechen wir Ihren Bedarf gern.

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• Interim-Juristen richtig briefen: Vorlage für ein präzises Anforderungsprofil
• Interim Compliance für Unternehmen und Finanzinstitute
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Stand: 30. Oktober 2026.