Vom Interim Head of Legal zur Festbesetzung: den Übergang planen

Kurzantwort: Die Übergabe von einem Interim Head of Legal an die dauerhafte Leitung gelingt, wenn sie ab dem ersten Einsatztag vorbereitet wird: mit einem laufend gepflegten Übergabepaket, einer Overlap-Phase von typischerweise zwei bis vier Wochen und klaren Terminen für die Übertragung von Mandaten, Vollmachten und Kontakten. Die Interim-Leitung unterstützt die Nachfolgesuche fachlich, entscheidet sie aber nicht. Ist sie selbst Kandidatin, braucht es ein getrenntes Auswahlverfahren.

Dieser Ratgeber richtet sich an Geschäftsleitungen, HR-Verantwortliche und Verwaltungsräte bzw. Aufsichtsräte in der Schweiz und in Deutschland, die eine Rechtsabteilung vorübergehend interimistisch führen lassen und die Festbesetzung planen. Er zeigt, wie die Übergabe an die neue Leitung strukturiert wird und welche Fehler Wissen kosten.

Welche Rolle hat der Interim bei der Nachfolgesuche?

Der Interim Head of Legal liefert der Nachfolgesuche fachliche Grundlagen, die Entscheidung über die Besetzung trifft das Unternehmen. Gerade weil die Interim-Leitung die Rechtsabteilung von innen kennt, kann sie das Anforderungsprofil schärfen.

• Rollenprofil: Welche Rechtsgebiete, Führungsaufgaben und Schnittstellen hat die Stelle tatsächlich? Was hat sich gegenüber der letzten Besetzung verändert?
• Teamanalyse: Wo hat das Team Stärken, wo fehlen Kapazität oder Erfahrung? Das beeinflusst, ob die neue Leitung eher führen, aufbauen oder fachlich vertiefen muss.
• Fachliche Gespräche: Die Interim-Leitung kann auf Wunsch fachliche Fragen für Interviews vorbereiten oder an einzelnen Gesprächen teilnehmen.
• Zeitplan: Sie kennt Fristen, Gremientermine und Projekte und kann sagen, wann ein Wechsel am wenigsten stört.

Die Suche selbst führt das Unternehmen, intern oder mit einem Anbieter für Festanstellungen. Alpinum Solutions bietet neben temporärer Unterstützung über Staff Leasing und Freelancing auch Executive Search und Permanent Recruiting an. Wann eine Festanstellung sinnvoll ist und wann Interim-Unterstützung, zeigt der Vergleich von Legal Recruiting und Interim-Unterstützung.

Der Übergabeplan: Dokumente, Mandate, Team und Stakeholder

Ein Übergabeplan legt fest, was die neue Leitung bis wann erhält und wer dafür verantwortlich ist. Er beginnt nicht erst mit dem Vertragsabschluss der Nachfolge, sondern mit dem ersten Einsatztag der Interim-Leitung. Wie der Einsatz in den ersten Wochen aufgebaut wird, beschreibt der Ratgeber Interim Head of Legal: die ersten 30 Tage.

Dokumente ersetzen keine Gespräche. Für jedes wichtige Mandat und jede zentrale Beziehung sollte es mindestens einen gemeinsamen Termin von Interim-Leitung und neuer Leitung geben.

Vollmachten und Register

Hatte die Interim-Leitung Vollmachten oder im Handelsregister eingetragene Zeichnungsrechte, sind diese zum Stichtag zu widerrufen und neu zu erteilen. In der Schweiz muss jede Änderung einer eingetragenen Tatsache eingetragen werden (Art. 933 Abs. 1 OR); in Deutschland ist das Erlöschen einer Prokura zur Eintragung anzumelden (§ 53 Abs. 2 HGB). Auch Bankvollmachten, Behördenkontakte und Zugänge zu Portalen gehören auf die Liste.

Die Overlap-Phase gestalten

Eine Overlap-Phase von zwei bis vier Wochen reicht in den meisten Fällen, damit die neue Leitung Mandate, Team und Stakeholder kennenlernt, bevor die Interim-Leitung geht. Bei vielen laufenden Transaktionen, Verfahren oder einem grossen Team kann sie länger sein. Ein Beispiel aus der Praxis von Alpinum: Ein Senior Legal Counsel übernahm in einem international tätigen Industrieunternehmen eine Elternzeitvertretung in Deutschland von neun Monaten, davon ein Monat Overlap.

1. Woche 1, Einführung: Die neue Leitung liest das Übergabepaket, führt Einzelgespräche im Team und nimmt an allen Routineterminen teil. Die Interim-Leitung führt weiter.
2. Woche 2, gemeinsame Termine: Beide stellen sich gemeinsam den wichtigsten Stakeholdern und Kanzleien vor. Neue Anfragen bearbeitet bereits die neue Leitung, mit der Interim-Leitung als Ansprechperson.
3. Woche 3, Rollentausch: Die neue Leitung führt, die Interim-Leitung unterstützt und schliesst eigene Aufgaben ab.
4. Stichtag: Vollmachten und Systemrollen werden übertragen, offene Punkte schriftlich übergeben.

Während des Overlaps braucht es eine klare Regel, wer entscheidet. Bewährt hat sich ein fixer Stichtag für die Führungsverantwortung, der allen im Team und in der Geschäftsleitung bekannt ist. Wo das Budget keinen langen Overlap zulässt, kann die Interim-Leitung nach dem Stichtag mit reduziertem Pensum, etwa einem Tag pro Woche, als Ansprechperson verfügbar bleiben.

Wenn der Interim selbst Kandidat ist

Eine Interim-Leitung kann sich auf die Festbesetzung bewerben, dann muss das Unternehmen die Auswahl jedoch klar von ihrer Rolle trennen. Der Wechsel kann sinnvoll sein: Die Person kennt Team und Themen, und das Unternehmen hat sie im Alltag erlebt.

• Früh offenlegen: Die Interim-Leitung sagt rechtzeitig, ob sie an der Stelle interessiert ist.
• Getrenntes Verfahren: Sie wirkt dann nicht mehr an der Auswahl mit, sieht keine Unterlagen anderer Kandidatinnen und Kandidaten und nimmt nicht an deren Gesprächen teil.
• Gleiche Massstäbe: Sie durchläuft dieselben Gespräche wie externe Kandidaturen. Leistungen im Einsatz sind ein Kriterium, aber nicht das einzige.
• Wechsel vertraglich vorbereiten: Ein Wechsel der Interim-Leitung ins Team (Temp-to-Perm) ist möglich; die Konditionen werden vorab vereinbart. Klären Sie sie am besten schon bei Einsatzbeginn, damit die Entscheidung später nur noch fachlich fällt.
• Übergabe trotzdem planen: Auch wenn die Interim-Leitung bleibt, gehören Mandats- und Risikoliste sowie die Neuordnung von Vollmachten und Vertragsverhältnis in einen geordneten Übergang.

Wird die Interim-Leitung nicht gewählt, sollte das Unternehmen dies persönlich mitteilen und die Übergabe wie geplant fortsetzen. Ein vereinbartes Einsatzende hilft, auch diese Situation professionell abzuschliessen.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Übergaben scheitern nicht an der Nachfolge, sondern an fehlender Vorbereitung. Diese vier Fehler sind vermeidbar.

• Übergabe erst am Ende planen: Wer erst in den letzten zwei Wochen dokumentiert, vergisst Entscheidungen und Hintergründe. Das Übergabepaket wird ab Tag 1 geführt.
• Kein Overlap: Ohne gemeinsame Zeit gehen Beziehungen zu Fachbereichen und Kanzleien verloren. Mindestens einige gemeinsame Termine sind nötig.
• Unklare Führung im Overlap: Zwei Leitungen ohne Stichtag verunsichern das Team. Der Wechsel der Verantwortung wird datiert und kommuniziert.
• Vollmachten nicht nachgeführt: Bleiben Vollmachten oder Zugänge der Interim-Leitung bestehen, entstehen Haftungs- und Sicherheitsrisiken.

Grenzen und Risiken

• Die Entscheidung über die Nachfolge und die Verantwortung für die Rechtsfunktion liegen beim Unternehmen. Alpinum Solutions stellt Fach- und Führungskräfte bereit und erbringt keine Rechtsberatung als Kanzlei.
• Ein Overlap kostet Budget, weil zwei Leitungen gleichzeitig bezahlt werden. Dem stehen die Kosten von Wissensverlust, verpassten Fristen oder einer erneuten Einarbeitung gegenüber.
• Bewirbt sich die Interim-Leitung, kann Unsicherheit im Team entstehen. Offene Kommunikation und ein getrenntes Verfahren begrenzen das.
• Kommt die Nachfolge später als geplant, muss der Einsatz verlängert werden. Klären Sie Verlängerungsoptionen frühzeitig im Vertrag. In Deutschland darf dieselbe Person im Staff Leasing demselben Entleiher höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate überlassen werden; frühere Einsätze zählen voll mit, wenn nicht mehr als drei Monate dazwischen liegen (§ 1 Abs. 1b AÜG). In der Schweiz kennt das AVG keine gesetzliche Höchsteinsatzdauer.

Häufige Fragen zur Übergabe an die Festbesetzung

Wie lange sollte der Overlap zwischen Interim-Leitung und neuer Leitung dauern?

Zwei bis vier Wochen reichen in den meisten Fällen, damit die neue Leitung Mandate, Team und wichtige Stakeholder kennenlernt. Bei vielen laufenden Transaktionen, Verfahren oder einem grossen Team kann ein längerer Overlap sinnvoll sein. Lässt das Budget nur eine kurze Überschneidung zu, kann die Interim-Leitung danach mit reduziertem Pensum als Ansprechperson verfügbar bleiben.

Darf der Interim Head of Legal die Nachfolge mit auswählen?

Der Interim Head of Legal kann das Rollenprofil schärfen, fachliche Interviewfragen vorbereiten und auf Wunsch an Gesprächen teilnehmen. Die Entscheidung trifft das Unternehmen. Bewirbt sich die Interim-Leitung selbst auf die Stelle, wirkt sie an der Auswahl nicht mehr mit und erhält keine Unterlagen anderer Kandidatinnen und Kandidaten.

Kann ein Interim Head of Legal in eine Festanstellung wechseln?

Ja, das ist möglich, wenn beide Seiten es wünschen und die Person dieselbe Auswahl durchläuft wie externe Kandidaturen. Ein Wechsel der Interim-Leitung ins Team (Temp-to-Perm) ist möglich; die Konditionen werden vorab vereinbart. Danach gehören Vollmachten, Berichtslinie und Vertragsverhältnis in einen geordneten Übergang.

Wann sollte die Übergabe vorbereitet werden?

Die Übergabe wird ab dem ersten Einsatztag vorbereitet. Die Interim-Leitung pflegt eine Mandatsliste, eine Risikoliste und ein Entscheidungsprotokoll laufend. Steht der Eintrittstermin der Nachfolge fest, werden Overlap, gemeinsame Termine und der Stichtag für Vollmachten und Systemrollen geplant.

Was passiert, wenn die Nachfolge später startet als geplant?

Dann wird der Interim-Einsatz in der Regel verlängert oder mit reduziertem Pensum weitergeführt, bis die neue Leitung beginnt. Damit das ohne Lücke gelingt, sollten Verlängerungsoptionen und Kündigungsfristen bereits im Vertrag stehen. Die Geschäftsleitung sollte den Eintrittstermin der Nachfolge früh an die Interim-Leitung weitergeben.

Nächster Schritt

Alpinum Solutions stellt Interim-Leitungen für Rechtsabteilungen in der Schweiz und in Deutschland bereit, in Teilzeit oder Vollzeit, und begleitet auf Wunsch auch die Festbesetzung. Beschreiben Sie Ihre Ausgangslage und den geplanten Zeitpunkt der Nachfolge.

• Interim Head of Legal: Führung für die Übergangsphase
• Interim Head of Legal: die ersten 30 Tage
• Legal Recruiting oder Interim-Unterstützung im Vergleich
• Bedarf besprechen

Stand: 30. Oktober 2026.