Krankheitsvertretung in der Rechtsabteilung

Von Christian Steinmetz und Maren Siegels

Kurzantwort: Bei einem Krankheitsausfall in der Rechtsabteilung bestimmt die erwartete Dauer die Lösung: Bis zwei Wochen reicht meist eine interne Umverteilung, bis drei Monate eine temporäre Fachkraft in Teilzeit oder Vollzeit, bei längerer oder ungewisser Dauer eine Krankheitsvertretung mit flexiblem Ende. In den ersten 48 Stunden sichern Sie Fristen, Termine und Vollmachten. Formale Funktionen wie Datenschutzbeauftragte oder Geldwäschebeauftragte brauchen eine eigene Stellvertretungsregel, weil Benennungs- und Anzeigepflichten gelten.

Dieser Ratgeber richtet sich an General Counsel, Heads of Legal, Heads of Compliance und HR in der Schweiz und in Deutschland. Er zeigt, was in den ersten Tagen zu tun ist, wie Sie eine Krankheitsvertretung bei ungewisser Dauer aufsetzen, was für formale Funktionen gilt und was Sie über die Abwesenheit kommunizieren dürfen.

Kurz, mittel oder lang: die Dauer bestimmt die Lösung

Die Dauer eines Ausfalls ist zu Beginn oft unklar. Arbeiten Sie deshalb mit drei Szenarien und legen Sie fest, ab wann Sie vom einen ins nächste wechseln. Die Tabelle gibt eine Orientierung.

Ausfalldauer	Lösung	Vertragsform	Steuerung
Bis 2 Wochen	Interne Umverteilung, dringende Einzelfragen an eine Kanzlei	Keine neue; bestehende Kanzleimandate	Head of Legal priorisiert und verteilt
Bis 3 Monate	Temporäre Fachkraft für die laufenden Aufgaben, oft in Teilzeit	Staff Leasing oder Freelancing mit kurzer Kündigungsfrist	Staff Leasing: fachliche Weisungen durch Sie; Freelancing: eigenverantwortlich im Rahmen des Mandats
Länger als 3 Monate oder ungewiss	Krankheitsvertretung auf gleicher Stufe, bei Bedarf mit Rückkehr-Overlap	Staff Leasing mit flexiblem Ende; bei absehbarer Dauer auch befristete Anstellung	Integration ins Team, regelmässige Überprüfung des Bedarfs

Die Grenzen sind keine Rechtsregeln, sondern Planungswerte. Sie hängen mit der Lohnfortzahlung zusammen: In Deutschland zahlt der Arbeitgeber bis 6 Wochen weiter (§ 3 EFZG), in der Schweiz im ersten Dienstjahr 3 Wochen und danach für eine angemessene längere Zeit (Art. 324a OR), oft abgelöst durch eine Krankentaggeldversicherung. Wer länger ausfällt, wird teurer, wenn zusätzlich Kanzleistunden anfallen.

Erste 48 Stunden: Fristen, Termine, Vollmachten, Eskalationswege

In den ersten 48 Stunden geht es nicht um die Vertretung, sondern darum, dass keine Frist verstreicht. Diese Schritte haben Vorrang:

Fristen sichern: Fristenkalender, Postfach und Wiedervorlagen der abwesenden Person auf Fristen in den nächsten vier Wochen prüfen.
Termine umplanen: Verhandlungen, Behördentermine, Gremiensitzungen und Signings verschieben oder neu besetzen.
Vollmachten prüfen: Wer darf an Stelle der abwesenden Person zeichnen? Gibt es Einzelvollmachten, die nur sie hat?
Zugriff organisieren: Stellvertretungsrechte auf Postfach und Ablage nach Ihren internen Regeln einrichten, möglichst mit Zustimmung der betroffenen Person.
Eskalationsweg bekannt machen: Fachbereichen mitteilen, an wen sie sich wenden, ohne Gründe der Abwesenheit zu nennen.
Bedarf einschätzen: Welche Aufgaben laufen weiter, welche können vier Wochen warten, welche gehen an externe Unterstützung?

Brauchen Sie danach eine Vertretung, hilft ein kurzes Briefing: Aufgaben, Rechtsgebiete, Sprachen, Pensum, gewünschter Beginn. Ausgewählte Profile liegen bei Alpinum in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor; den Einsatzbeginn stimmen Unternehmen und Alpinum gemeinsam ab.

Ungewisse Dauer: Vertretung so aufsetzen, dass sie flexibel endet

Bei ungewisser Dauer braucht die Krankheitsvertretung ein Ende, das Sie kurzfristig auslösen können. Das gelingt über die Vertragsform und klare Überprüfungstermine.

Schweiz

Im Personalverleih gelten bei unbefristeten Einsätzen kurze Mindestfristen: 2 Tage in den ersten 3 Monaten, 7 Tage vom 4. bis 6. Monat (Art. 19 Abs. 4 AVG). Eine gesetzliche Höchsteinsatzdauer gibt es nicht. Damit passt der Personalverleih gut zu einem Ausfall, dessen Ende niemand kennt.

Deutschland

In der Arbeitnehmerüberlassung regelt der Überlassungsvertrag mit dem Verleiher die Laufzeit und die Kündigungsfristen. Zu beachten ist die Höchstdauer von 18 Monaten je Person und Entleiher (§ 1 Abs. 1b AÜG). Bei einer direkten befristeten Anstellung fehlt der Sonderkündigungsgrund, den das BEEG für Elternzeitvertretungen vorsieht; die Laufzeit sollte deshalb vorsichtig gewählt werden.

In beiden Ländern

Vereinbaren Sie einen ersten Überprüfungstermin nach vier bis sechs Wochen.
Planen Sie eine Option auf Verlängerung und eine kurze Frist für die Beendigung.
Halten Sie das Vorgangsregister so, dass die Vertretung jederzeit zurückgeben kann.

Alpinum Solutions stellt für solche Fälle Legal- und Compliance-Fachkräfte über Staff Leasing und Freelancing bereit, in Teilzeit oder Vollzeit und vom Junior- bis zum Senior-Level.

Formale Funktionen während eines Ausfalls: Compliance Officer, Datenschutzbeauftragte, Geldwäschebeauftragte

Fällt eine Person mit formaler Funktion aus, reicht eine fachliche Vertretung nicht immer: Manche Funktionen sind zu benennen, anzuzeigen oder zu veröffentlichen. Die Tabelle fasst die wichtigsten Vorgaben zusammen.

Funktion	Deutschland	Schweiz
Geldwäsche	Geldwäschebeauftragter und Stellvertreter sind Pflicht; Bestellung und Entpflichtung vorab bei der Aufsicht anzeigen (§ 7 Abs. 1, 4 GwG). Auslagerung nach BaFin mit Anzeige mindestens 2 Wochen vorher	Geldwäschereifachstelle Pflicht (Art. 24 GwV-FINMA); externe Fachpersonen zulässig, wenn eine interne Stelle wegen Grösse oder Organisation nicht möglich oder unverhältnismässig ist (Art. 25 Abs. 4 GwV-FINMA)
Datenschutz	DSB-Pflicht u. a. ab 20 Personen mit ständiger automatisierter Verarbeitung (§ 38 BDSG); externer DSB zulässig; Kontaktdaten veröffentlichen und der Aufsicht melden (Art. 37 Abs. 6, 7 DSGVO)	Datenschutzberater freiwillig (Art. 10 DSG); wer ihn statt des EDÖB konsultieren will, muss seine Kontaktdaten veröffentlichen und dem EDÖB melden (Art. 10 Abs. 3, Art. 23 Abs. 4 DSG)
Compliance-Funktion (Banken, Versicherer)	Institute brauchen eine unabhängige Compliance-Funktion als Teil des internen Kontrollsystems (§ 25a Abs. 1 S. 3 Nr. 3 lit. c KWG); Versicherungsunternehmen eine Compliance-Funktion nach § 29 Abs. 1 VAG. Die Funktion muss auch während eines Ausfalls besetzt bleiben	Operative Compliance-Aufgaben sind grundsätzlich auslagerbar; Kategorien 1–3 brauchen eine eigenständige Compliance-Funktion (FINMA-RS 2018/3, gemäss FINMA-Liste in Kraft, Stand Oktober 2026). Personalverleih mit Weisungsrecht beim Einsatzbetrieb gilt in der Regel nicht als Outsourcing im Sinne des Rundschreibens

Praktisch heisst das: Beim Geldwäschebeauftragten in Deutschland übernimmt zuerst der bestellte Stellvertreter. Erst wenn auch er ausfällt oder der Ausfall lange dauert, wird eine neue Bestellung mit Anzeige nötig. Temporäre Fachkräfte können formale Funktionen übernehmen, über Staff Leasing oder Freelancing, abhängig von Ihren Anforderungen und den Vorgaben im jeweiligen Land. Beim Geldwäschebeauftragten können regulatorische Vorgaben eine externe Mandatsübernahme ausschliessen oder Personalverleih erfordern.

Teilzeit-Rückkehr und Wiedereingliederung begleiten

Nach längerer Krankheit kehren viele Mitarbeitende schrittweise zurück. Die Vertretung kann in dieser Phase mit reduziertem Pensum bleiben und Vorgänge geordnet zurückgeben.

Rückgabeplan: Welche Vorgänge gehen zuerst zurück, welche schliesst die Vertretung ab?
Pensum anpassen: Vertretung von 100 % auf 40 bis 60 % reduzieren, solange die Rückkehr in Teilzeit läuft.
Übergabegespräch: offene Fristen, Entscheidungen und Risiken gemeinsam durchgehen.
Wiedereingliederung: In Deutschland muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind; es läuft nur mit Zustimmung der betroffenen Person (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Kann jemand nach ärztlicher Feststellung die Tätigkeit teilweise wieder aufnehmen, gibt der Arzt Art und Umfang der möglichen Tätigkeit an (stufenweise Wiedereingliederung, § 74 SGB V).

Wichtig ist, dass die zurückkehrende Person nicht sofort die volle Last trägt. Ein Overlap von zwei bis vier Wochen kostet wenig im Vergleich zu einem Rückfall.

Datenschutz: was Sie über die Abwesenheit kommunizieren dürfen

Intern und extern genügt die Information, dass die Person abwesend ist und wer vertritt. Diagnose, Ursache und Prognose gehören nicht in Rundmails, Abwesenheitsnotizen oder das Briefing für die Vertretung.

Abwesenheitsnotiz: „Abwesend, in dringenden Fällen wenden Sie sich an …“, ohne Grund und ohne Rückkehrdatum, wenn es unsicher ist.
Team und Fachbereiche: nur Abwesenheit, Ansprechpartner und neue Abläufe.
Briefing für die Vertretung: Aufgaben und erwartete Dauer, nicht der Gesundheitszustand.
Postfach: Zugriff nur nach internen Regeln, private Nachrichten nicht öffnen.

Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und nach dem Schweizer DSG zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 lit. c Ziff. 2 DSG). Im Zweifel stimmen Sie die Kommunikation mit HR und Datenschutz ab.

Grenzen und Risiken

Eine temporäre Vertretung arbeitet nach Ihren Prioritäten. Ohne Vorgangsregister und Freigaberegeln entstehen Lücken.
Kehrt die Person früher zurück, brauchen Sie eine kurze Beendigungsfrist. Klären Sie sie vor Vertragsschluss.
Alpinum stellt Fach- und Führungskräfte bereit und ist keine Kanzlei. Die Verantwortung für die rechtliche Arbeit bleibt in Ihrer Rechtsabteilung.

Häufige Fragen zur Krankheitsvertretung in der Rechtsabteilung

Wie kurzfristig ist eine Vertretung möglich?

Ausgewählte Profile liegen bei Alpinum Solutions in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor. Den Einsatzbeginn stimmen Unternehmen und Alpinum gemeinsam ab; er hängt von Verfügbarkeit, Gesprächen, Verträgen und Systemzugängen ab. In Deutschland braucht es vor dem Einsatz einen Überlassungsvertrag mit ausdrücklicher Bezeichnung und benannter Person (§ 1 Abs. 1 S. 5–6 AÜG).

Was passiert, wenn die Person früher zurückkommt?

Dann endet die Vertretung oder läuft mit reduziertem Pensum als Overlap weiter. Im Schweizer Personalverleih gelten bei unbefristeten Einsätzen Mindestfristen von 2 Tagen in den ersten 3 Monaten und 7 Tagen bis zum 6. Monat (Art. 19 Abs. 4 AVG). In Deutschland und beim Freelancing gelten die vertraglich vereinbarten Fristen.

Kann eine Vertretung eine formale Funktion übernehmen?

Ja, abhängig von Funktion, Anforderungen und Land. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist in Deutschland zulässig (Art. 37 Abs. 6 DSGVO). Beim Geldwäschebeauftragten sind Bestellung oder Auslagerung vorab anzuzeigen (§ 7 GwG; BaFin mindestens 2 Wochen vorher). In der Schweiz ist eine externe Geldwäschereifachstelle unter den Voraussetzungen von Art. 25 Abs. 4 GwV-FINMA zulässig.

Staff Leasing oder Freelancing bei ungewisser Dauer?

Bei ungewisser Dauer und Integration ins Team passt meist Staff Leasing: Sie steuern die Arbeit, und das Ende bleibt flexibel. Freelancing passt, wenn ein klar abgegrenzter Teil der Aufgaben eigenverantwortlich bearbeitet werden soll, etwa ein Vertragsprojekt. Bei enger Eingliederung und Weisungen spricht vieles für eine Beschäftigung, deshalb ist dann Staff Leasing die sichere Wahl.

Was kostet eine Krankheitsvertretung?

Die Kosten folgen aus Tagessatz, Pensum und Dauer. Bei Alpinum liegt ein Experienced-Profil (3–6 Jahre) im Staff Leasing in Deutschland bei EUR 720–960 pro Tag, in der Schweiz bei CHF 800–1'200, exkl. MWST (Stand 18.10.2026). Beispiel (Annahme): 3 Tage pro Woche während 8 Wochen zu EUR 840 ergeben EUR 20'160 exkl. MWST.

Nächster Schritt

Beschreiben Sie Aufgaben, Pensum und die erwartete Dauer, auch wenn sie noch unsicher ist. Wir zeigen Ihnen, welche Vertretung passt und wie sie flexibel endet.

Stand: 30. Oktober 2026.

Krankheitsausfall in der Rechtsabteilung: Vertretung schnell und sicher organisieren