Whistleblowing: Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland und die Rechtslage in der Schweiz

Kurzantwort: In Deutschland müssen Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten; bestimmte Finanz- und Wertpapierunternehmen unabhängig von ihrer Grösse (§ 12 Hinweisgeberschutzgesetz, HinSchG). Die Meldestelle bestätigt den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen und gibt innert drei Monaten Rückmeldung zu den Folgemassnahmen (§ 17 HinSchG); wer keine Meldestelle einrichtet oder betreibt, riskiert eine Geldbusse bis 20’000 EUR. Die Schweiz hat dagegen kein allgemeines Whistleblowing-Gesetz für die Privatwirtschaft; ob eine Meldung zulässig war, entscheiden Gerichte im Einzelfall anhand der arbeitsrechtlichen Treuepflicht.

Dieser Beitrag richtet sich an Heads of Compliance, General Counsel und HR-Verantwortliche mit Gesellschaften in Deutschland und der Schweiz. Er zeigt, wann die Pflicht zur internen Meldestelle greift, was in der Schweiz gilt, wie Meldungen fristgerecht bearbeitet werden und welche Kapazität die Fallbearbeitung braucht.

Deutschland: Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Das HinSchG setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 um und gilt seit dem 2. Juli 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 140). Es verpflichtet Beschäftigungsgeber ab in der Regel 50 Beschäftigten zu einer internen Meldestelle; Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten mussten sie erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten (§ 42 HinSchG).

Meldekanäle

• Über die Kanäle müssen Beschäftigte und überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer Verstösse melden können; der Kanal darf auch anderen Personen offenstehen, die beruflich mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (§ 16 Abs. 1 HinSchG).
• Meldungen müssen mündlich oder in Textform möglich sein. Auf Wunsch ist innert angemessener Zeit ein persönliches Treffen zu ermöglichen, mit Einwilligung auch per Video (§ 16 Abs. 3 HinSchG).
• Die Meldestelle sollte auch anonyme Meldungen bearbeiten; eine Pflicht, anonyme Meldekanäle einzurichten, besteht nicht (§ 16 Abs. 1 HinSchG).
• Auf eingehende Meldungen dürfen nur die zuständigen Personen und ihre Unterstützung zugreifen (§ 16 Abs. 2 HinSchG).

Organisation

• Die Meldestelle kann eine Person, eine Arbeitseinheit oder ein beauftragter Dritter sein. Die Pflicht, Verstösse abzustellen, bleibt beim Unternehmen (§ 14 Abs. 1 HinSchG).
• Mehrere private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Stelle betreiben; Folgemassnahmen und Rückmeldung bleiben aber Sache jedes einzelnen Unternehmens (§ 14 Abs. 2 HinSchG).
• Hinweisgebende können wählen, ob sie intern oder extern melden. Unternehmen sollen Anreize für die interne Meldung schaffen und verständlich über das Verfahren informieren, ohne die externe Meldung zu erschweren (§ 7 HinSchG). Die externe Meldestelle des Bundes ist beim Bundesamt für Justiz eingerichtet (§ 19 HinSchG).

Schutz und Sanktionen

Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind verboten. Erleidet eine Person nach einer Meldung eine berufliche Benachteiligung, wird vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt; das Unternehmen muss das Gegenteil beweisen (§ 36 HinSchG). Für eine fehlende oder nicht betriebene Meldestelle droht eine Geldbusse bis 20’000 EUR, für das Behindern von Meldungen oder Repressalien bis 50’000 EUR (§ 40 HinSchG). Bei juristischen Personen kann sich das Höchstmass über § 30 Abs. 2 Satz 3 OWiG verzehnfachen.

Schweiz: kein allgemeines Gesetz – was trotzdem gilt

Die Schweiz hat kein allgemeines Whistleblowing-Gesetz für die Privatwirtschaft. Eine Revision des Obligationenrechts zum Schutz bei Meldung von Unregelmässigkeiten scheiterte in der Frühjahrssession 2020 endgültig, als der Nationalrat sie zum zweiten Mal ablehnte. Ein allgemeines Whistleblowing-Gesetz für die Privatwirtschaft gibt es auch heute nicht (Stand Oktober 2026).

• Einzelfall statt Verfahrensregeln: Ob eine Meldung zulässig war, beurteilen Gerichte im Einzelfall anhand der Treuepflicht der Arbeitnehmenden. Gesetzliche Fristen für Eingangsbestätigung oder Rückmeldung gibt es nicht.
• Aufsicht im Finanzsektor: Die FINMA nimmt Hinweise auf mögliche Verletzungen des Finanzmarktrechts entgegen. Mitarbeitende, Beauftragte und Organe beaufsichtigter Institute melden über eine gesicherte, von einem Dritten betriebene Whistleblowing-Plattform; Angaben zur eigenen Person sind freiwillig. Die FINMA weist darauf hin, dass Insider nach der Rechtsprechung grundsätzlich zuerst intern melden sollten.
• Gruppen mit deutschen Gesellschaften: Für eine deutsche Tochtergesellschaft mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten gilt das HinSchG unabhängig vom Sitz der Muttergesellschaft. Ob eine zentrale Meldestelle der Schweizer Gruppe als beauftragter Dritter nach § 14 Abs. 1 HinSchG genügt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich; das sollte die Gruppe vor der Einrichtung rechtlich klären. Die Pflicht, Verstösse abzustellen, bleibt in jedem Fall bei der deutschen Gesellschaft (§ 14 Abs. 1 HinSchG).

Ohne gesetzliche Pflicht entscheidet das Unternehmen selbst, ob es ein internes Meldesystem betreibt. Ein freiwilliges System kann Teil des Compliance-Management-Systems sein und Risiken früher sichtbar machen; wie die Bausteine zusammenspielen, beschreibt der Beitrag Compliance-Management-System aufbauen oder überarbeiten. Wer ein solches System einführt, kann sich bei Fristen und Dokumentation an den deutschen Standards orientieren, um in der Gruppe einheitlich zu arbeiten.

Meldungen bearbeiten: Fristen, Dokumentation, Folgemassnahmen

Eine interne Meldestelle in Deutschland muss jede Meldung innert sieben Tagen bestätigen, prüfen, dokumentieren und innert drei Monaten nach der Bestätigung Rückmeldung geben. Ein fester Ablauf hilft, diese Fristen auch bei Spitzen einzuhalten.

1. Eingang erfassen: Meldung dauerhaft abrufbar und vertraulich festhalten. Telefonate dürfen nur mit Zustimmung aufgezeichnet oder wörtlich protokolliert werden, sonst als Zusammenfassung (§ 11 Abs. 1 und 2 HinSchG).
2. Eingang bestätigen: spätestens nach sieben Tagen (§ 17 HinSchG).
3. Zuständigkeit und Stichhaltigkeit prüfen: Fällt der Sachverhalt in den Anwendungsbereich, ist die Meldung plausibel, welche Risiken bestehen?
4. Folgemassnahme wählen: interne Untersuchung, Verweis an eine andere zuständige Stelle, Einstellung mangels Beweisen oder Abgabe an eine intern zuständige Einheit oder eine Behörde (§ 18 HinSchG).
5. Rückmeldung geben: innert drei Monaten nach der Eingangsbestätigung über geplante und ergriffene Folgemassnahmen informieren (§ 17 HinSchG).
6. Abschliessen und löschen: Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens löschen, ausser eine längere Aufbewahrung ist erforderlich und verhältnismässig (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

Steht nach einer Meldung eine interne Untersuchung an, verschiebt sich der Aufwand von der Meldestelle zu Untersuchungsteams. Welche Unterstützung dann passt, zeigt der Beitrag Interne Untersuchungen: welche Unterstützung wofür geeignet ist.

Kapazität für Fallbearbeitung

Der Aufwand einer Meldestelle schwankt stark: Die meisten Meldungen sind schnell geprüft, einzelne lösen Untersuchungen mit Interviews, Datenauswertung und arbeitsrechtlichen Massnahmen aus. Planen lässt sich das über eine Grundlast und eine Reserve für Spitzen.

Beispiel (Annahme): Grundlast und Spitzen

Ein Unternehmen mit 2’000 Beschäftigten in Deutschland erhält 40 Meldungen pro Jahr. Für Eingang, Prüfung, Dokumentation und Rückmeldung rechnet es mit acht Stunden je Meldung, also 320 Stunden. Vier Meldungen führen zu einer internen Untersuchung mit je 80 Stunden, zusammen 320 Stunden. Die Grundlast entspricht damit gut 0,4 FTE. Kommen mehrere Untersuchungen gleichzeitig, reicht diese Kapazität nicht mehr, und die Drei-Monats-Frist gerät unter Druck.

Typische Rollen sind eine verantwortliche Person für die Meldestelle, Compliance Officers für Prüfung und Dokumentation, Juristinnen und Juristen für Untersuchungen und Arbeitsrecht sowie bei Bedarf Datenschutz. Alpinum Solutions stellt solche Fachkräfte über Staff Leasing und Freelancing bereit, in Teilzeit oder Vollzeit, als Einzelperson oder als Team; das Unternehmen steuert den Einsatz. Interim-Fachkräfte unterstützen Prüfung, Dokumentation und Untersuchungen; wie sie in die Organisation der Meldestelle eingebunden werden, legt das Unternehmen fest. Überlassene Arbeitskräfte können zudem selbst über die Kanäle des Entleihers melden (§ 16 Abs. 1 HinSchG).

Grenzen und Risiken

• Personen mit Interessenkonflikten gehören nicht in die Fallbearbeitung; Vertraulichkeit muss auch gegenüber der eigenen Organisation gelten.
• Die Verantwortung für Folgemassnahmen bleibt beim Unternehmen, auch wenn ein Dritter die Meldestelle betreibt.
• In der Schweiz fehlen gesetzliche Leitplanken. Interne Regeln sollten deshalb klar festhalten, wer Meldungen bearbeitet und wie Hinweisgebende geschützt werden.
• Alpinum ist keine Kanzlei und erbringt keine Rechtsberatung. Ob eine Meldung oder Massnahme rechtlich zulässig ist, klären Unternehmen mit ihrer Rechtsabteilung oder externen Beratern.

Häufige Fragen zur internen Meldestelle und zum Whistleblowing

Ab wie vielen Mitarbeitenden ist eine Meldestelle Pflicht?

In Deutschland müssen Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten (§ 12 HinSchG). Bestimmte Finanz- und Wertpapierunternehmen sind unabhängig von ihrer Grösse verpflichtet. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht seit dem 17. Dezember 2023. In der Schweiz gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht.

Darf die Meldestelle ausgelagert werden?

Ja. Nach § 14 Abs. 1 HinSchG kann ein Unternehmen einen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauen, etwa eine Kanzlei oder einen spezialisierten Dienstleister. Die Pflicht, Verstösse abzustellen, bleibt aber beim Unternehmen. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen zudem mit anderen eine gemeinsame Stelle betreiben (§ 14 Abs. 2 HinSchG).

Müssen anonyme Meldungen bearbeitet werden?

Das HinSchG sieht vor, dass die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollte. Eine Pflicht, Meldekanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen möglich sind, besteht nicht (§ 16 Abs. 1 HinSchG). Wer anonyme Kanäle anbietet, braucht einen Weg, trotzdem Rückfragen zu stellen und Rückmeldung zu geben.

Gibt es in der Schweiz eine Pflicht zur Meldestelle?

Nein, eine allgemeine gesetzliche Pflicht für die Privatwirtschaft besteht nicht. Die Revision des Obligationenrechts zum Whistleblowing scheiterte 2020 im Nationalrat. Ob eine Meldung von Arbeitnehmenden zulässig war, beurteilen Gerichte im Einzelfall anhand der Treuepflicht. Schweizer Gruppen mit deutschen Gesellschaften ab 50 Beschäftigten müssen aber für diese das HinSchG beachten.

Welche Fristen gelten für die Bearbeitung einer Meldung?

In Deutschland bestätigt die interne Meldestelle den Eingang spätestens nach sieben Tagen und gibt innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung Rückmeldung zu geplanten und ergriffenen Folgemassnahmen (§ 17 HinSchG). Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, ausser eine längere Aufbewahrung ist erforderlich (§ 11 HinSchG).

Nächster Schritt

Wenn Ihre Meldestelle Verstärkung braucht oder aus einer Meldung eine interne Untersuchung entsteht, besprechen Sie den Bedarf mit uns. Ausgewählte Profile liegen in der Regel innerhalb von 48 Stunden vor; den Einsatzbeginn stimmen Unternehmen und Alpinum gemeinsam ab.

• Litigation, Investigations und eDiscovery mit Interim-Fachkräften
• Interim Compliance: Compliance Officers für Vakanzen und Projekte
• Interne Untersuchungen: welche Unterstützung wofür geeignet ist
• Bedarf besprechen

Stand: 30. Oktober 2026.